Kennzahlen für das Personalmanagement / 3.1 Internes Reporting

Die Informationsversorgung über ein Reporting, auch Berichtswesen bzw. Berichterstattung genannt, ist wesentliche Grundlage für weitere zentrale Funktionen wie Planung, Steuerung und Kontrolle.

Die Aufgabe der Informationsversorgung umfasst:

• Bedarfsermittlung- und analyse
• Informationsbeschaffung
• Informationsaufbereitung
• Informationsspeicherung
• Informationsabgabe- und übermittlung

Zunächst ist daher mit Vertretern der Unternehmensleitung, des Personalmanagements und Führungskräften der Line eine Bedarfsprüfung durchzuführen. Auch die Arbeitnehmervertretung ist eine wichtige Zielgruppe der internen Personalberichterstattung. Zentrale Fragestellungen sind dabei:

• Wozu soll berichtet werden?
• Was soll berichtet werden?
• Wer soll berichten?
• Wer soll unterrichtet werden?
• Wie soll unterichtet werden?
• Wann bzw. in welchen Zeitabständen soll berichtet werden?

Neben den Inhalten sind also Empfängerkreis und Zeitpunkte bzw. -intervalle des Reportings festzulegen. Geplante Berichte, so genannte Standardreports, werden immer wieder ad hoc um zusätzliche Auswertungen und Berichte (sogenannte Bedarfs- oder auch Abweichungsberichte) ergänzt werden müssen. Diese kurzfristigen Auswertungen nehmen in Ausnahmesituation wie einer Fusion oder bei Überschreitung bestimmter Standards zu. Allerdings sollte die Häufigkeit der unregelmäßigen Berichterstattung und Analyse mit zunehmender Güte des geplanten Reportings abnehmen.

In Abhängigkeit von der IT-Infrastruktur bietet es sich an, Reportingfunktionen mit direkten Zugriffen für die verschiedenen Empfänger (nach Rollen) zu nutzen. Ein solches Rollenmodell ist für das Unternehmen zu definieren. Auch bezüglich der Einrichtung von Reports sind meist fallspezifische Anpassungen notwendig. Die untenstehende Struktur kann hierzu Anregung bieten. In Unternehm...