Prof. Dr. Daniela Eisele-Wijnbergen
Für diese zwei Themenfelder – Personal und Personalfunktion – werden nun ausgewählte Kennzahlen betrachtet. Dies erfolgt im ersten Fall mit Hilfe von so genannten Kennzahlenblättern, die einheitlich strukturiert wie folgt aufgebaut sein können:
- Name der Kennzahl und Zuordnung zu bestehender Gliederungslogik
- Basisdaten und Berechnung
- Angaben für differenzierte Betrachtungen (z. B. Gliederung nach Mitarbeitergruppen, Organisationseinheiten)
- Erhebungszeitpunkt bzw. -zeitraum
- Erhebungszweck und Ziel/e (ggf. Angaben zum zeitlichen Verlauf oder zu Benchmarks)
Interpretationshinweise und Ansatzpunkte für Maßnahmen bei Abweichungen.
Weitere formale Angaben, wie Verantwortlichkeiten und Empfänger der Kennzahl, können für den praktischen Einsatz individuell ergänzt werden.
2.1 Kennzahlen der Unternehmensführung zur Steuerung der Belegschaft
Zentrale Kennzahlen der Personalplanung, des -einsatzes und der Mitarbeiterbindung sind Arbeitsproduktivität und Qualifikationsstrukturen, Kranken- und Unfallquote sowie Fluktuationsquoten und Engagementindizes.
2.1.1 Planung: Arbeitsproduktivität und Qualifikationsstruktur
Zur Planung von Personalbedarf, -einsatz und auch für die Personalentwicklung sind Arbeitsproduktivität und Qualifikationsstruktur wichtige Kenngrößen.
Tabelle: Kennzahlenblatt zur Qualifikationsstruktur
| Qualifikationsstruktur |
| Basisdaten: |
Qualifikation (z. B. in Form von höchstem Ausbildungsabschluss und Fachrichtung) pro Mitarbeiter |
| Berechnung: |
Anzahl der Mitarbeiter bestimmter Qualifikation/Gesamtzahl der Mitarbeiter 100 [%] |
| Gliederung: |
nach verschiedenen Abteilungen, Standorten etc. |
| Erhebungszeitpunkt: |
jährliche Erhebung (Januar) |
| Erhebungszweck: |
Planung und Kontrolle der Qualifikationsstruktur der Belegschaft |
| Interpretation und Maßnahmen: |
Wichtig ist, ob mit den Mitarbeitern der vorhandenen Qualifikationsstruktur auch mittel- bis langfristig den Anforderungen neuer Technologien und neuer Organisationsstrukturen entsprochen werden kann. Ansatzpunkte zur Veränderung der Qualifikationsstruktur liefern etwa eine erhöhte Ausbildungstätigkeit oder eine vermehrte Einstellung von Akademikern. |
Voraussetzung für die Erhebung dieser Kennzahl ist die einheitliche Aufnahme von Qualifikationen. Insbesondere im internationalen Umfeld ist dies durchaus eine Herausforderung, insbesondere vor dem Hintergrund unterschiedlicher Bildungssysteme und Abschlüsse. Es ist auch zu bedenken, dass diese Kennzahl zwar Auskunft über verbriefte Qualifikationen, nicht jedoch über die tatsächlich abrufbaren Kompetenzen gibt. Dazu sollten Schlüsselkompetenzen immer wieder beurteilt, entwickelt und nachgehalten werden.
Tabelle: Kennzahlenblatt zur Arbeitsproduktivität
| Arbeitsproduktivität |
| Basisdaten: |
Arbeitsergebnis/Output (in Euro oder Stück oder Anzahl von Aufträgen/Fällen etc.) zu Arbeitseinsatz/Input (z. B. pro Vollzeitäquivalent oder pro Zeiteinheit) |
| Berechnung: |
Arbeitsergebnis/Arbeitseinsatz [bspw. Stück/Stunde] |
| Gliederung: |
nach verschiedenen Abteilungen, Standorten etc. |
| Erhebungszeitpunkt: |
Monatliche, wöchentliche oder tägliche Erhebung |
| Erhebungszweck: |
Planung und Kontrolle der Produktivität der Belegschaft |
| Interpretation und Maßnahmen: |
Wichtig ist eine wettbewerbsfähige Arbeitsproduktivität aufrechtzuerhalten, um am Markt erfolgreich bestehen zu können. Ansatzpunkte zur Verbesserung von Produktivität generell liefern insbesondere Automatisierung und Prozessoptimierung. Auf Seiten der Mitarbeiter können – optimale Bedingungen vorausgesetzt – Führungsstil und Management auf die Motivation und Produktivität wirken.Eine solide Einarbeitung und konstante Weiterbildung sowie die Etablierung entsprechender Anreizsysteme können ebenfalls zu einer Steigerung beitragen. |
Insbesondere bei Wissensarbeitenden ist das Basisdatum Output nicht einfach zu bestimmen. In der Forschung und Entwicklung könnte das die Anzahl an Innovationen/Patenten sein, die jedoch von vielfältigen Faktoren abhängt. Man denke nur an die Pharmaindustrie mit ihren langjährigen Zulassungsprozessen. In keinem Fall sollte die Kennzahl nur für sich allein betrachtet werden. Ergänzend bietet sich in jedem Fall eine Qualitätsbetrachtung an, z. B. über Fehlerquoten oder Kundenzufriedenheit. Auch die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist eine gute Ergänzung, um Produktivität nicht über Druck und Angst nur kurzfristig zu erreichen.
2.1.2 Einsatz: Kranken- und Unfallquote
Allein schon in der Zusammenarbeit mit Berufsgenossenschaften und Krankenkassen, aber auch um Kosten und Unfälle/Krankheiten zu vermeiden/vorzubeugen, sind Kranken- und Unfallquote wichtige Größen.
Tabelle: Kennzahlenblatt zur Krankenquote
| Krankenquote, auch Gesundheitsquote |
| Basisdaten: |
Krankheitsbedingte Abwesenheitszeiten und Sollarbeitszeiten einer bestimmten Periode |
| Berechnung: |
Krankheitsbedingte Abwesenheiten/Sollarbeitszeiten (in Stunden pro Monat) bzw. Sollarbeitszeiten – krankheitsbedingte Abwesenheiten/Sollarbeitszeiten * 100 [%] |
| Gliederung: |
nach verschiedenen Jobfamilien, Geschäftsbereichen, Standorten etc. |
| Erhebungszeitpunkt: |
Monatliche Erhebung |
| Erhebungszweck: |
Information für die Planung sowie Kontrolle und Verbesserung von krankheitsbedingten Abwesenheiten |
| Interpretation u... |