Jan Georg Sodies, Fabian Eigelt
Der Kontenplan ist ein strukturiertes, systematisches Verzeichnis aller im Unternehmen verwendbaren Sachkonten und definiert damit die zentrale Datenstruktur zur Erfassung/Buchung aller finanzrelevanten Geschäftsvorfälle in SAP S/4HANA.
Vor dem Hintergrund dieses Verständnisses muss der Kontenplan einer Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen gerecht werden. In Bezug auf die Integration zwischen Accounting und Controlling ist zu beachten, dass der Kontenplan als wesentlicher Informationsträger sicherstellen muss, dass alle internen und externen Informationsbedürfnisse aus einer Kombination aus Konto und weiteren Kontierungselementen bedient werden können. Konkret bedeutet dies, dass zum einen die Anforderungen der relevanten Rechnungslegungsvorschriften (in einem klassischen Ledger-Konzept typischerweise IFRS, Lokales GAAP/HGB und Steuerrecht) abgebildet sind und zusätzliche Anforderungen des Controllings in Form detaillierter Aufrisse von Ertrags- und Aufwandskonten oder zusätzlicher Sekundärkosten-Konten berücksichtigt sind. Letzteres ist der Integration zwischen Accounting und Controlling in einem Einkreis-System mit der ACDOCA in SAP S/4HANA geschuldet.
In Bezug auf die Berücksichtigung von Anforderungen aus den relevanten Rechnungslegungsvorschriften bedeutet dies, dass unterschiedliche Vorschriften nicht über eigene Konten abgebildet werden ("Mickey-Mouse-Logik"), sondern sich diese Berücksichtigung im Wesentlichen auf eine zusätzliche Detaillierung einzelner Kontenbereiche beschränkt, um die spezifischen Anforderungen abzubilden (bspw. Aufriss des Kontos für Geschenke nach "Geschenke > 35 EUR" und "Geschenke < 35 EUR", um steuerlichen Informationsanforderungen zu genügen).
Geschäftsvorfälle nur in einem Rechnungslegungsstandard
Es gibt durchaus einzelne Geschäftsvorfälle, welche nur einem Rechnungslegungsstandard zuzuordnen sind (bspw. erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle nach IFRS, welche aus HGB oder steuerlicher Sicht nicht existieren), sodass die relevanten Konten in diesem Fall nur für einen Rechnungslegungsstandard relevant sind.
In Bezug auf die Struktur des Kontenplans ist es zu empfehlen, sich am führenden Rechnungslegungsstandard zu orientieren. Dies soll jedoch explizit nicht bedeuten, dass sich der Kontenplan an die externe Berichtsstruktur anlehnt oder aber inhaltlich und/oder numerisch in den Positionsplan der Konsolidierung zu integrieren ist. Ganz im Gegenteil ist es zu empfehlen, eine bewusste Trennung von Berichtsstrukturen auf der einen Seite und der Erfassungssicht des Kontenplans auf der anderen Seite zu beachten. Dieser Design-Grundsatz wird im Zusammenspiel mit der strategischen Konsolidierungslösung Group Reporting der SAP noch einmal zusätzlich an Bedeutung gewinnen. Mit SAP Group Reporting erfolgt eine Integration zwischen dem transaktionalen Finanzdatenmodell im ERP und dem Konsolidierungsdatenmodell, da SAP Group Reporting zukünftig ebenfalls in SAP S/4HANA eingebettet wird.
Der Kontenplan hat somit die zentrale Aufgabe, Accounting-Prozesse bestmöglich und effizient zu unterstützen. Der Kontenplan sollte folgende Kriterien erfüllen:
- Redundanzfreiheit: Im Kontenplan sind keine Informationen durch separate Konten abgebildet, welche zusätzlich über weitere Dimensionen des Finanzdatenmodell bereitgestellt werden. So sollten u. a. keine Produktgruppen-spezifischen Erlöskonten angelegt werden sofern die Produktgruppe ein zusätzliches Merkmal der ACDOCA ist. Ein weiteres Beispiel wären funktionsbereichsspezifische Aufwandskonten (bspw. für den Personalaufwand), da diese Information für die UKV-Darstellung über die Nutzung des Merkmals "Funktionsbereich "generiert werden kann.
- Eindeutigkeit: Der Inhalt/Geschäftsvorfall muss für jedes Konto eindeutig definiert und klar abgrenzbar sein, sodass eine klare und einfache Interpretation des Buchungsstoffes gewährleistet werden kann.
- Prozessbezug: Jedes Konto muss einem oder mehreren Accounting-Prozessen zuordenbar sein, aus welchen eine Buchung auf das Konto resultiert.
- Zukunftssicherheit: Die Struktur und Numerik des Kontenplans sollte genügend Freiräume vorsehen, um sowohl neue Geschäftsmodelle in der Zukunft abbilden zu können als auch eine Erweiterbarkeit im Hinblick auf neue Rechnungslegungsvorschriften (bspw. IFRS 17) oder Gesetzesnormen sicherstellen zu können.
In einem integrierten Finanzdatenmodell leistet der Kontenplan damit einen zentralen Beitrag bei der Umsetzung effizienter Accounting-Prozesse und stellt im Zusammenspiel mit weiteren Kontierungsmerkmalen sicher, dass alle Informationsanforderungen des Accounting und Controlling bedient werden können.