Innovationskultur in der Steuerkanzlei

Zusammenfassung

Um eine Innovationskultur in der Steuerkanzlei zu etablieren gibt es 2 Grundvoraussetzungen. Erstens ist es wichtig, dass Innovation zur Chefsache gemacht wird und zweitens muss die Einstellung der Mitarbeiter passen.

1. Innovation ist Chefsache

Viele von Ihnen beschäftigen sich ziemlich intensiv mit den notwendigen Veränderungen. Sie besuchen entsprechende Veranstaltungen, lesen Bücher, tauschen sich mit Kollegen aus… Kurz: Sie machen sich ein Bild und überlegen dann, welche Veränderungen in Ihrer Kanzlei anstehen. In einer "Rede ans Volk" wird das aktuelle Veränderungsprojekt gestartet – gerne verbunden mit einem knackigen Ziel: B"is Ende des Jahres wollen wir 80 % der Mandanten digital buchen." Dann wird gerade noch Fortbildung gebucht – oder Sie gehen davon aus, dass das alles ja eigentlich selbsterklärend ist. Und außerdem gibt es ja schon zwei Mitarbeiter, die ES können. Das müsste doch reichen…

Die Erfahrung mit solchen Projekten zeigt: Offenbar reicht das nicht. Obwohl fast jede Kanzlei, die wir kennen, das digitale Buchen "in die Breite" bekommen will, gibt es Statistiken der großen Softwarehäuser, nach denen gerade mal 5 % der Kanzleien mehr als 20 Mandanten digital bearbeiten. Unsere Erfahrung: Meistens verteilen sich diese Mandate auch noch auf wenige Mitarbeiter in der Kanzlei.

Und was ist mit den Gegnern? Eigentlich ist das eher einfach: Der Gegner kann und will nicht aktiv eingebunden werden. Arbeiten Sie sich daher nicht an den Gegnern ab und konzentrieren Sie Ihre Energie auf die anderen Mitarbeitertypen.

Wie Sie Innovationsdenken fördern

Zeigen Sie einen gesunden Respekt vor Veränderungen. Machen Sie sich bewusst und akzeptieren Sie, dass es Zeit, Investitionen und Überzeugungsarbeit kosten wird, die Veränderungen in der Kanzlei erfolgreich zu etablieren. Berücksichtigen Sie das auch in der Kapazitätsplanung. Der anstehende Wandel geht eben nicht "mal eben on Top". Dabei geht es auch um die Anzahl der Projekte. Suchen Sie sich nur ein Projekt aus. Erst nach Abschluss dieses Projektes kommt das nächste an die Reihe.

An vielen Stellen wissen wir heute noch nicht konkret wo uns die Digitalisierung hinführen wird. Die Vision wie Ihre Kanzlei in 10 Jahren aussehen wird, fällt Ihnen daher schwer? Halten Sie sich daher an die Dinge, die Sie schon wissen. Diese drei Entwicklungen stehen fest:

• papierlose Zusammenarbeit mit Mandanten, Finanzamt und Co.,
• Konzentration auf die vorgelagerten Prozesse des Mandanten in seinem Unternehmen (GoBD, Kassennachschau und digitale Betriebsprüfung)
• Schwerpunkt auf der Beratung statt auf der reinen Deklaration.

Tipp: Reden ist Gold

Professionelles Projektmanagement – klare Abläufe und Zuständigkeiten

Mit dem Ziel allein ist es nicht getan. Da Sie unmöglich die Projekte allein stemmen können, brauchen Sie Mitarbeiter, die in der Lage sind, als Projektleiter die notwendigen Schritte zu planen und zu steuern. Eine Ausbildung in Projektmanagement ist heute mindestens genau so wichtig wie "Alle Steueränderungen zum Jahreswechsel". Suchen Sie sich daher eine Fortbildung zum Projektmanagement aus, in der auch die neuen "agilen" Methoden (Kanban, Scrum, …) zumindest vorgestellt werden. Und nehmen Sie auf jeden Fall einen Mitarbeiter mit, der Sie dann als Projektmanager unterstützt bzw. diese Aufgabe komplett übernimmt.

Tipp: Fokus auf das Gelingen

2. Die Einstellung der Mitarbeiter

Wie ist die Einstellung Ihrer Mitarbeiter – und Ihre eigene – zum Thema Digitalisierung und Innovationen? Wer springt begeistert auf den Zug auf, wer ist zurückhaltend bis hin zu ablehnend?

Auch wenn die Antwort nicht zu 100 % trifft: Oft tun sich ältere Mitarbeiter schwerer damit und brauchen länger, um sich den veränderten Arbeitsweisen anzupassen. Kein Wunder, denn wer 30 Jahre gewohnt ist, die Kontenabstimmung auf Papier zu machen, wird skeptisch sein, wenn das Ganze nur noch digital abgewickelt werden soll.

Wissenschaftler sprechen von 4 Generationen, von denen sich in Sachen Digitalisierung die ersten beiden elementar von den anderen beiden abgrenzen:

Wie gesagt, die Einstellung zur digitalen Welt ist nicht ausschließlich altersabhängig. Es gibt auch 55-jährige, die Neuem grundsätzlich positiv gegenüberstehen und sich leicht in der digitalen Welt zurechtfinden und 25-jährige, die facebook nicht nutzen. So ziemlich eines haben Sie aber inzwischen wohl alle gemein: sie nutzen ein Smartphone. Ein Punkt, den Sie übrigens anführen können, wenn einer Ihrer Mitarbeiter gegen die zunehmende Digitalisierung wettert und den Verfall der Sitten beklagt – fragen Sie ihn, ob er sein Smartphone gerne wieder gegen ein Schnurtelefon eintauschen möchte.

Der Einstieg in die digitale Welt kann also gebremst werden, je nachdem wie Ihre Altersstruktur und Einstellung in der Kanzlei ist. Dabei spielt es auch e...