Hybrides Projektmanagement: Analoge und digitale Medien und Spaces optimal nutzen

Zusammenfassung

• Die Interaktion zwischen allen Projektbeteiligten, z. B. auch in Form von Meetings und Workshops, kann in unterschiedlicher Form erfolgen: traditionell (mit allen Teilnehmenden vor Ort), online oder hybrid (als Kombination von beiden Welten).
• Nach der Corona-Krise muss diese Entscheidung bewusst unter Berücksichtigung der Zeit, Kosten und Qualität (Ziele) getroffen werden.
• Hybrid heißt, dass die Dimensionen der Medien (analog vs. digitale Medien) und des Raumes (onsite/vor Ort vs. remote/virtuell) betrachtet und kombiniert genutzt werden sollten (ARDO-Modell).
• In dem Beitrag werden die diversen Ausprägungen von Medien und Spaces erläutert. Die Autoren zeigen, wie sich die Stärken der jeweiligen Ausprägungen kombinieren lassen und das Beste aus allen Welten genutzt werden kann. Die Zukunft der Arbeit und damit des Projektcontrollings ist hybrid.

1 Hybride Arbeitsweise liegt allgemein im Trend

Typischerweise weisen Projekte in der Praxis eine Reihe von Eigenschaften wie Einmaligkeit, Neuartigkeit etc. auf, die dazu führen, dass diese häufig nur durch intensiven Austausch aller Projektbeteiligten zu bewältigen sind. Gerade diese Aktivitäten waren durch die Corona-Krise und den globalen Lockdown unmittelbar betroffen und mussten zwangsläufig vorübergehend gestoppt oder in den virtuellen Raum verlagert werden. Nach der sich schnell einstellenden Digitalisierungseuphorie, macht sich jetzt oftmals eine gewisse Ernüchterung breit. Nicht alle Aktivitäten und Workshops gehen gleichermaßen gut im digitalen Setting. Menschen benötigen den sozialen Austausch.

Inzwischen gehen Studien davon aus, dass in Zukunft hybrid gearbeitet werden wird. Eine Studie der Universität Stanford zeigt, dass nicht alle Jobs von zu Hause (Work from Home (WFH)) ausgeführt werden können und dass nur 25 % rein im Homeoffice arbeiten können. 55 % wünschen sich eine hybride Arbeitsweise.^[1]

In einer Umfrage von Salesforce zeigt sich, dass die Generation Z offener gegenüber einem Split von Arbeit am Arbeitsplatz und Homeoffice ist als die Babyboomer-Generation. 43 % der Gen Z wünschen sich einen Split – gegenüber 26 % bei den Babyboomers.

Abb. 1: Umfrageergebnisse Salesforce^[2]

Auch McKinsey geht davon aus, dass nach der Pandemie viele Unternehmen planen, eine neue Kombination aus Fern- und Vor-Ort-Arbeit, also ein hybrides virtuelles Modell, einzuführen.^[3]

In Zukunft wird sich der Meeting-Organisator oder Moderator überlegen (müssen), welches Setting am geeignetsten ist, was die Ziele, wer die Teilnehmer und was die Aufgaben sind, die im Projektcontrolling wahrgenommen werden. Die synchrone, gemeinsame Zeit vor Ort ist kostbar und sollte gezielt genutzt werden. Die Zeit für die Anreise zu einem wenig nützlichen Meeting ist per se unproduktiv und fördert zudem die Unzufriedenheit der Projektmitarbeitenden. Gerade da heute viele Führungskräfte und Projektcontroller ausgeprägt ergebnisorientiert denken, sollte mit der Zeit der Mitarbeiter kostbar umgegangen werden. Ein Denken in Opportunitätskosten kann dabei helfen.

Der Begriff "hybrid" ist in und wird in der heutigen Arbeitswelt unterschiedlich verstanden: Gemäß Duden wird unter "hybrid" verstanden, dass etwas aus Verschiedenartigem zusammengesetzt ist. Hybride Anwendungen sind also immer eine Kombination aus verschiedenen, voneinander unabhängigen Systemen. So entstehen vielfach auch Innovationen. Der Begriff ist weit verbreitet, z. B. in der Biologie, Genetik, Chemie und Atomphysik, aber auch in der Soziologie, Linguistik oder im technischen oder wirtschaftlichen Umfeld.

Gerade in der Corona-Krise wird der Begriff oft genutzt, z. B.: hybride Teams, hybride Lehre, hybrides Projektmanagement, hybride Veranstaltungen, hybrides Arbeiten. Meistens ist gemeint, dass einige der Teilnehmenden physisch präsent im Raum sind und die anderen per Videokonferenz virtuell zugeschaltet sind.

Der Begriff "hybrid" ist aber weitergefasst und umfasst eigentlich zwei Dimensionen und mehrere Rahmenbedingungen, die diese hybride Interaktion definieren. Der eigentliche hybride Raum wird durch zwei Dimensionen gebildet:

1. Spaces – Betrachtung des "Wo": Die Pole dieser Dimension sind vor Ort und remote (virtuell).
2. Media – Betrachtung des "Wie": Die Pole dieser Dimension sind analog und digital.

Damit diese Dimensionen optimal ausgestaltet werden können, müssen die Rahmenbedingungen klar definiert werden. Dazu zählen:

• Welches Ziel soll eigentlich erreicht werden?
• "Warum" ist die Zielerreichung so wichtig?
• Wer nimmt teil?
• Wann findet die Interaktion statt?

Daraus kann die Story (Inhalt) bestimmt werden:

• Participation – Betrachtung des "Wer": Wer nimmt teil? Was sind ihre Erwartungen?
• Time – Betrachtung des "Wann": Die Pole dieser Dimension sind synchron und asynchron
• Story – Betrachtung des "Was": Ist der Inhalt abstrakt oder fassbar? Was ist die Story?

2 Media: Analog vs. Digital

Die Art wie die Interaktion zwischen den Menschen stattfindet, ist essenziell. Für eine gute Kommunikation und bessere Arbeits- oder Lernergebnisse ist eine Kommunik...