Honorargestaltung für Steuerberater 02/2021 / 4 Kanzleimanagement: Einfache und rechtssichere Kanzleiprozesse mithilfe eines Chatbots

Eine Kaufmannsweisheit lautet: "Der Gewinn liegt im Einkauf." Im Zeitalter von 4.0 müsste sie allerdings lauten: "Der Gewinn steckt in den Prozessen." Je nachdem wie die Kanzleiprozesse strukturiert sind, steckt in ihnen eine Menge Geld, das entweder in die Kosten geht – oder in den Gewinn. Und das beginnt bereits mit der Aufnahme neuer Mandanten in der Kanzlei.

Die Mandatsannahme heute

Die Aufnahme eines neuen Mandats bewältigt jede Kanzlei im Freestyle, da keiner der Kanzleisoftware-Anbieter hier nennenswerte Unterstützung bietet. Also behilft man sich mit Tools, wie selbstgestrickten Checklisten oder Vertragsmustern, die irgendwann schon mal in anderen Fällen eingesetzt wurden, und andere ”Büro-Hacks”. Und natürlich sind die verwendeten Unterlagen so gut wie möglich verknüpft, aber trotzdem werden noch viele Daten händisch übertragen.

Dabei ist gerade zu Beginn des Mandats wichtig, dass die Weichen sauber und geordnet gestellt werden. Denn worauf kommt es letztlich an? Sicher, da ist der ”Nasenfaktor”. Aber das ist nicht alles. Primär benötigen Sie eine Reihe an Informationen über den Mandanten in spe. Und diese Informationen sind jedes Mal dieselben Grunddaten. Und dann müssen Sie den Beratungsbedarf ermitteln, und natürlich auch die Formalien wie Steuerberatungsvertrag, Vergütungsvereinbarung, Identifizierung nach Geldwäschegesetz (GwG) etc. erledigen. Letztlich sind das eine Menge Einzelschritte, die bei jedem Mandat annähernd gleich ablaufen. Und trotzdem wird in vielen Kanzleien mit jedem Mandanten das Rad mehr oder weniger neu erfunden.

Chatbots – eine zeitgemäße Lösung

Ein vielversprechender Ansatz, solche Probleme zu lösen, liegt in der Chatbot-Technologie. Ein Chatbot ist eine Software mit künstlicher Intelligenz (KI), die ein Gespräch (oder einen Chat) mit einem ...