I. Gemeinsames
Rz. 5
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Steuerfrei sind nach § 3 Nr 45 EStG (> Rz 3) Vorteile des ArbN aus der unentgeltlichen oder verbilligten privaten Nutzung von betrieblichen (> Rz 6) Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör (Näheres zu den Geräten und Zubehör > Rz 2 f). Dienstleistungen, die iZm der (leihweisen) Geräteüberlassung erbracht werden, sind ebenfalls steuerfrei (> Rz 12/2). Auf den Umfang der Dienstleistungen und der durch die Nutzung verursachten Verbindungsentgelte und damit auf die Höhe des geldwerten Vorteils kommt es für die Besteuerung nicht an; dies gilt auch bei einer (Mit-) Nutzung durch dem ArbN nahestehende Personen (> Rz 10). Zudem kommt es für die Steuerbefreiung nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (> Zusätzlicher Arbeitslohn) gewährt werden; auch die > Gehaltsumwandlung ist insoweit zulässig (> R 3.45 Satz 6 LStR). Wegen der schwierigen Abgrenzung geht die FinVerw davon aus, dass es auf den Umfang von beruflicher und privater Nutzung nicht ankommt (> R 3.45 LStR); die Steuerfreiheit gilt deshalb selbst dann, wenn eine berufliche Nutzung überhaupt nicht zu erwarten ist.
Eine Aufzeichnung der nach § 3 Nr 45 EStG steuerfreien Leistungen im > Lohnkonto ist zwar nicht erforderlich (§ 4 Abs 2 Nr 4 Satz 1 LStDV), es ist jedoch zu dokumentieren, dass die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllt wurden. Es empfehlen sich daher uE zB folgende Aufzeichnungen:
- Eindeutige Ausgabebedingungen mit Regelungen dazu, wie der ArbN das Gerät nutzen darf (zB sowohl beruflich als auch privat, Privatnutzung verboten, Privatnutzungsumfang) und wann der ArbN das Gerät zurückgeben muss,
- Protokollierung der Rückgabe der Geräte (zum Nachweis, dass es sich um eine Überlassung und um keine Übereignung gehandelt hat),
- falls der ArbG steuerfrei die Kosten für vom ArbN selbst getragene Verbindungsentgelte erstattet, die für arbeitnehmereigene Verträge anfallen, deren SIM- bzw UMTS-Karte im betrieblichen Gerät tatsächlich genutzt wird: Rechnungen zum Kostennachweis.
Rz. 6
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Voraussetzung ist, dass es sich um ein betriebliches Gerät handelt. Die Bezeichnung "betrieblich" enthält auch § 8 Abs 2 Satz 2 EStG für die > Kraftfahrzeuggestellung. Das setzt voraus, dass der ArbG Eigentümer, Leasingnehmer oder Mieter des dem ArbN überlassenen Geräts ist.
Beispiel:
Der ArbG überlässt seinem ArbN ein Smartphone und einen Laptop zur beruflichen und privaten Nutzung. Beide Geräte hat der ArbG zuvor selbst angeschafft. Den Telekommunikationsvertrag für das Smartphone (SIM-Karte) und den Laptop (UMTS-Karte) schließt der ArbG ab und überlässt dem ArbN beide Karten mit der schriftlichen Anweisung, diese in den beiden dienstlichen Geräten zu nutzen sowie die Geräte inklusive der Karten auf Aufforderung des ArbG, spätestens jedoch zum Ende des Dienstverhältnisses, zurückzugeben. Die Rückgabe wird vom ArbG überwacht und dokumentiert.
- LSt: Es handelt sich um betriebliche Geräte. Deren Überlassung inklusive der übernommenen Verbindungsentgelte ist auch hinsichtlich einer möglichen Privatnutzung steuerfrei nach § 3 Nr 45 EStG.
- SozVers: Die Nutzungsüberlassung gehört nicht zum beitragspflichtigen > Arbeitsentgelt, da sie steuerfrei ist und zusätzlich zum Lohn gewährt wird (§ 1 Abs 1 Satz 1 Nr 1 SvEV).
- USt: In der Regel wird aufgrund der überwiegend betrieblichen Veranlassung keine unentgeltliche Wertabgabe anzunehmen sein.
Beispiel:
Der ArbG least als Leasingnehmer von einer Leasingfirma einen Laptop für drei Jahre und überlässt diesen kostenlos an einen ArbN zur beruflichen und privaten Nutzung. Der ArbN ist verpflichtet, den Laptop nach drei Jahren zurückzugeben.
- LSt: Es handelt sich um ein betriebliches Gerät. Die Überlassung inklusive der übernommenen Verbindungsentgelte ist auch hinsichtlich einer möglichen Privatnutzung steuerfrei nach § 3 Nr 45 EStG.
- SozVers: Die Nutzungsüberlassung gehört nicht zum beitragspflichtigen > Arbeitsentgelt, da sie steuerfrei ist und zusätzlich zum Lohn gewährt wird (§ 1 Abs 1 Satz 1 Nr 1 SvEV).
- USt: In der Regel wird aufgrund der überwiegend betrieblichen Veranlassung keine unentgeltliche Wertabgabe anzunehmen sein.
Der ArbN darf uE auch nicht > Wirtschaftliches Eigentum erwerben. Deshalb ist die Steuerbefreiung nicht anzuwenden, wenn das Gerät nach Bilanzierungsgrundsätzen dem ArbN (wie Eigentum) zuzurechnen ist. Ein Gerät ist dem ArbN zuzurechnen, wenn er Eigentümer ist oder wie ein wirtschaftlicher Eigentümer oder als Leasingnehmer darüber verfügen kann. Dies ist der Fall, wenn der ArbN neben der Verpflichtung, sämtliche Kosten aus einem Leasingvertrag des ArbG zu übernehmen auch alle Gefahren (Haftung usw) trägt und im Ergebnis beim ArbG keine Risiken aus seiner Leasingnehmereigenschaft gegenüber einem Leasinggeber verbleiben (BFH 278, 547 = BStBl 2023 II, 584, Rz 19). Zum > Leasing auch Sächsisches FG vom 02.11.2017 – 8 K 870/17. juris.
Beispiel:
Der ArbG least ein Tablet für monatlich 25 EUR von eine...