I. Grundsätzliches
Rz. 1
Stand: EL 129 – ET: 02/2022
Reisekosten entstehen bei Dienst- oder Geschäftsreisen oder einer anderen Form der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (zum Begriff > Rz 20); dann sind sie Erwerbsaufwendungen (> Werbungskosten oder > Betriebsausgaben). Als Reisekostenarten kommen die Fahrtkosten (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a EStG; > R 9.5 LStR; > Rz 60 ff), die Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs 4a EStG; > R 9.6 LStR; > Rz 80 ff), die Übernachtungskosten (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a EStG; > R 9.7 LStR; > Rz 110 ff) und die Reisenebenkosten (> R 9.8 LStR; > Rz 124 ff) in Betracht. In anderen Fällen können Reisekosten bei nicht (ausschließlich) beruflicher Veranlassung als > Sonderausgaben (> Bildungsaufwendungen Rz 43 ff) oder – in Ausnahmefällen – als > Außergewöhnliche Belastungen Rz 75 Besuch von Angehörigen steuermindernd berücksichtigt werden oder zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die private > Lebensführung gehören (zum Abzugsverbot > Rz 55 ff).
Rz. 2
Stand: EL 129 – ET: 02/2022
Bei einem > Arbeitnehmer sind Reisekosten Aufwendungen, die durch die berufliche Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und > Erste Tätigkeitsstätte veranlasst sind. Sie sind keine allgemeinen WK iSv § 9 Abs 1 Satz 1 EStG, sondern werden nur nach Maßgabe von § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a, 5a, 5b, Abs 4, 4a EStG sowie > R 9.5 bis 9.8 LStR berücksichtigt; zu Einzelheiten > Rz 60–133 und bei Fahrten zu einem > Sammelpunkt oder weiträumigen Tätigkeitsgebiet > Rz 78–79. Besonderheiten gelten für die hier nicht behandelten Fälle der > Doppelte Haushaltsführung (> Rz 23).
Rz. 3
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Diese WK werden auf Antrag des ArbN bereits im > Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren als Freibetrag festgestellt (ELStAM – elektronische > Lohnsteuerabzugsmerkmale) oder bei einer > Veranlagung von Arbeitnehmern zur ESt berücksichtigt, soweit sie nicht der ArbG bereits steuerfrei erstattet hat.
Vergütungen, die ArbN im öffentlichen und privaten Dienst zur Erstattung von Reisekosten von ihrem ArbG erhalten, sind in den Grenzen des § 3 Nr 13 EStG und § 3 Nr 16 EStG steuerfrei. Die Steuerbefreiung wird für Geld- und Sachleistungen angewendet (> R 3.13 Abs 1 Satz 1 LStR; BFH 223, 410 = BStBl 2009 II, 547). Zur Gestellung von Verpflegung durch den ArbG > Rz 108 ff. Zu Einzelheiten > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern und > Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen. Als WK werden Aufwendungen des ArbN deshalb nur abgezogen, wenn und soweit sie der ArbG nicht nach § 3 Nr 13 EStG oder § 3 Nr 16 EStG mit Geld- oder Sachleistungen steuerfrei ersetzt hat. Erstattet der ArbG aber geringere als die höchstens als WK abziehbaren Beträge, kann der Unterschiedsbetrag im Rahmen des steuerlich Zulässigen als WK berücksichtigt werden (> Rz 39).
Rz. 4
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Bei der > Veranlagung von Arbeitnehmern trägt der ArbN gegenüber dem FA die Darlegungs- und Feststellungslast (> Beweislast), dass die Voraussetzungen des § 3 Nr 13 EStG oder § 3 Nr 16 EStG für die Steuerfreiheit des Reisekostenersatzes gegeben sind (EFG 1999, 337; BFH/NV 2001, 36). Kommt das FA bei der Veranlagung – ausnahmsweise – zu der Erkenntnis, dass der ArbG erstattete Reisekosten zu Unrecht steuerfrei gelassen hat, wird sie das FA insoweit als zusätzlichen > Arbeitslohn besteuern. Erstattet der ArbG allerdings zu Recht höhere Beträge als sie der ArbN als WK abziehen darf, bleibt der überschießende Betrag steuerfrei. Ein solcher Fall kann eintreten, wenn der ArbG Übernachtungskosten mit Pauschbeträgen erstattet (> Rz 113) oder bei einer zusammengefassten Abrechnung der Reisekosten (> Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 88 ff) der ArbN aber beim FA nur geringere tatsächliche Aufwendungen nachweisen kann.
II. Rechtsentwicklung
Rz. 5
Stand: EL 129 – ET: 02/2022
Das EStG enthielt bis einschließlich 2013 keine geschlossene Behandlung des steuerlichen Reisekostenrechts. Für den Abzug der Reisekosten als WK bei der Einkunftsermittlung galt die Grundnorm des § 9 EStG. Die Erstattung von Reisekosten im öffentlichen Dienst wurde zunächst wie die Zahlung von Aufwandsentschädigungen in § 3 Nr 11 EStG steuerfrei gestellt. Für die privaten ArbG folgte mit § 19 Abs 2 EStG 1934 vom 16.10.1934 (RGBl 1934 I, 1005 = RStBl 1934, 1261) die Steuerbefreiung für erstattete Aufwendungen. Mit dem StÄndG 1957 vom 26.07.1957 (BGBl 1957 I, 848 = BStBl 1957 I, 352) wurde § 3 Nr 13 EStG als eigenständige Steuerbefreiung für Reisekosten aus öffentlichen Kassen in das EStG eingefügt. Mit dem StÄndG 1959 vom 18.07.1958 (BGBl 1958 I, 473 = BStBl 1958 I, 412) wurde die Steuerbefreiung für die Erstattung von Reisekosten durch private ArbG mit § 3 Nr 16 EStG in das EStG aufgenommen. Spätestens damit hat der Gesetzgeber den Abzug von Mehraufwendungen für Verpflegung anerkannt; zu weiteren Einzelheiten vgl BFH 176, 419 = BStBl 1995 II, 324. Das StRefG 1990 vom 25.07.1988 (BGBl 1988 I, 1093 = BStBl 1988 I, 224) bezog das Trennungsgeld in die Steuerbefreiung nach § 3 Nr 13 EStG ein und die steuerfreie Erstattung von Mehraufwendungen bei doppel...