Hilbert/Wolf, ABC-Führer LSt, Aufzeichnungspflichten

Rz. 1

Stand: EL 144 – ET: 11/2025

Die Aufzeichnungspflichten für den Bereich der > Lohnsteuer ergeben sich im Wesentlichen aus § 41 EStG iVm § 4 LStDV zum > Lohnkonto. Zu Aufzeichnungserleichterungen vgl § 4 Abs 3 LStDV, > R 41.1 LStR, > Lohnkonto Rz 27, > Rabatte Rz 69. Aufzeichnungen sind auch in elektronischer Form auf Datenträgern zulässig, wenn das dabei angewendete Verfahren den Zweck der Aufzeichnungen erfüllt (vgl Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD – BMF vom 28.11.2019, geändert durch BMF vom 11.03.2024, BStBl 2024 I, 374).

Rz. 2

Stand: EL 144 – ET: 11/2025

Ergeben sich Aufzeichnungspflichten aus außersteuerlichen Rechtsnormen, sind diese Verpflichtungen auch für die Besteuerung zu erfüllen (vgl § 140 AO). Derartige Aufzeichnungspflichten bestehen zB nach § 19 Abs 2 Arbeitnehmer-Entsendegesetz, § 16 Abs 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 Mindestlohngesetz. Zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und anderen steuerlich relevanten Daten bei Taxi- und Mietwagenunternehmen, zu denen auch der Beginn und das Ende einer Schicht mit Datum und Uhrzeit gehören, soweit das > Taxi von einem > Arbeitnehmer gefahren wurde (> Taxifahrer), vgl BMF vom 11.03.2024, BStBl 2024 I, 367.

Rz. 3

Stand: EL 144 – ET: 11/2025

Aufzeichnungspflichten bestehen ggf darüber hinaus, um die Höhe der als > Werbungskosten abzugsfähigen Aufwendungen oder die Höhe eines geldwerten Vorteils zu ermitteln. So ist zB ein > Fahrtenbuch zu führen, wenn der Umfang der Privatnutzung eines Firmenwagens nicht pauschal mit der 1-%-Regelung angesetzt werden soll (> Kraftfahrzeuggestellung Rz 40 ff) oder bei der Nutzung eines privaten Kfz für berufliche Zwecke statt der > Kilometer-Pauschalen, die tatsächlich...