HeizKV: Heizkostenabrechnung / 7.1 Grundsatz der Datenminimierung

Es dürfen nur die im Zusammenhang mit dem konkreten Zweck erforderlichen Daten erhoben werden. Vor jeder Datenerhebung ist deshalb ein konkreter Zweck zu ermitteln. Danach bestimmt sich der Umfang der Datenverarbeitung. Auch der zeitliche Zusammenhang ist maßgeblich. Es geht also nicht darum, welche Daten der Vermieter möglicherweise irgendwann einmal benötigt. Vielmehr muss er sich fragen, wozu er diese Daten zum jetzigen Zeitpunkt konkret benötigt.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören unter anderem Namen und Adressdaten, Geburtsdaten, Bankdaten sowie Verbrauchsdaten.

Werden personenbezogene Daten automatisiert oder auch nicht automatisiert verarbeitet und in einem Datensystem gespeichert, müssen die Regeln des Datenschutzrechts beachtet werden. Eine automatisierte Verarbeitung liegt bereits vor beim Gebrauch eines Kopierers oder Scanners und sogar bei handschriftlichen Aufzeichnungen. Die Verarbeitung erfolgt durch das Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Verändern, Abfragen und Verwenden. Die Offenlegung erfolgt durch das Übermitteln, Abgleichen, Verknüpfen sowie Löschen bzw. Vernichten personenbezogener Daten.