Über die Heizkostenvorauszahlungen hat der Vermieter jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB, Abrechnungszeitraum). Dabei handelt es sich um eine Höchstzeitspanne mit der Folge, dass eine Abrechnung, die über mehr als 12 Monate geht, nicht ordnungsgemäß und somit nicht fällig ist. Kürzere Abrechnungszeiträume sind im Ausnahmefall zulässig, zum Beispiel für die Zeit nach dem Einzug des Mieters bis zum Ende des für das Haus geltenden Abrechnungszeitraums (sog. Rumpfjahr).
Liegen vernünftige Gründe vor, ist der Vermieter zur Änderung des Abrechnungszeitraums berechtigt, zum Beispiel bei Anpassung an die Abrechnungsperiode des Stromlieferanten.
Der Vermieter muss angeben, welche einzelnen Betriebskostenarten in welchem Abrechnungszeitraum angefallen sind. Er braucht allerdings nicht nach dem Kalenderjahr abzurechnen, in Betracht kommt auch der Jahreszeitraum, in dem regelmäßig die Abrechnungen der Versorgungsunternehmen erteilt werden, oder das Mietjahr. Jedoch darf der Vermieter bei der Heizkostenabrechnung nur die Brennstoffe in Rechnung stellen, die im Abrechnungsjahr verbraucht wurden.
Der Vermieter ist gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB verpflichtet, dem Mieter die Abrechnung der Heizkosten spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (Abrechnungfrist).
Die Abrechnungsfrist gilt auch für Gewerbemietverträge. Allerdings handelt es sich bei Gewerbemietverhältnissen nicht um eine Ausschlussfrist, weil § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB für Gewerbe keine analoge Anwendung findet. Das bedeutet, dass der Gewerbevermieter bei Überschreiten der Abrechnungsfrist die Nachforderung noch geltend machen kann.
Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist für den Fristbeginn die Mitteilung der Abrechnung maßgeblich. Das heißt, zur Fristwahrung kommt es darauf an, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Zwölfmonatsfrist zugeht.
Zugang der Abrechnung
Da der Vermieter für den rechtzeitigen Zugang der Abrechnung beweispflichtig ist, empfiehlt sich die Zustellung per Einschreiben mit Rückschein oder per Boten.
Die Zuordnung von Betriebskosten zu einem bestimmten Abrechnungszeitraum richtet sich bei Wohnraummietverhältnissen grundsätzlich danach, zu welchem Zeitpunkt die in Rechnung gestellte Leistung erbracht wird (Leistungsprinzip), und nicht danach, zu welchem Zeitpunkt der Vermieter die Rechnung bezahlt (Abflussprinzip). Nach dem Abflussprinzip dürfen nur die Kosten für Leistungen angesetzt werden, die im Abrechnungsjahr erbracht wurden.
Bei der Abrechnung der Betriebskosten überlässt der BGH dem Vermieter die Wahl, ob der Vermieter die Betriebskosten nach dem Leistungs- oder dem Abflussprinzip abrechnet. Denn den §§ 556 ff. BGB lässt sich nicht entnehmen, dass der Vermieter auf eine bestimmte zeitliche Zuordnung der Betriebskosten festgelegt ist. Auch das Abflussprinzip ermöglicht eine sachgerechte Umlage der Betriebskosten; der für das Leistungsprinzip unter Umständen erforderliche zusätzliche Aufwand ist für den Vermieter nicht zumutbar. Diese Entscheidung ist bei vermieteten Eigentumswohnungen von außerordentlicher Bedeutung, da der Hausverwalter seine Jahresabrechnung nach dem Abflussprinzip erstellt.
Kein Abflussprinzip bei Heiz- und Warmwasserkosten
Bezüglich der Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten hat der BGH entschieden, dass die Heizkosten nicht nach dem Abflussprinzip abgerechnet werden können. Es dürfen nur die Kosten der im Abrechnungszeitraum verbrauchten Brennstoffe angesetzt werden. Der Verbrauch von Heizenergie und Warmwasser muss also dem Abrechnungszeitraum richtig zugeordnet werden. Andernfalls wäre die Vergleichbarkeit der Energieverbräuche und Energiekosten für die einzelnen Abrechnungszeiträume nicht gewährleistet.
Wenn der Abrechnungszeitraum der Betriebskosten von der Heizperiode abweicht, gilt, dass die Gesamtabrechnung der Betriebskosten nicht schon deshalb formell unwirksam ist, weil der Abrechnungszeitraum für die beiden Kostenarten nicht übereinstimmt. Bei einer auf das Kalenderjahr bezogenen Gesamtabrechnung über die Betriebskosten beginnt die Frist für die Abrechnung der Vorauszahlungen auf die Betriebskosten mit dem Ende des Kalenderjahres auch dann, wenn die in die Gesamtabrechnung einbezogenen verbrauchsabhängigen Betriebskosten in einen davon abweichenden Abrechnungszeitraum – etwa die Heizperiode – fallen.
Nachforderungen können nach Ablauf der Jahresfrist nicht mehr geltend gemacht werden, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, Ausschlussfrist). Der Vermieter kann bei einer verspäteten Abrechnung weder eine Nachzahlung beanspruchen noch die Aufrechnung mit einer Nachzahlung erklären. Ausnahmen von der Ausschlussfrist bestehen dann, wenn der Vermieter die Verspätung der Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Der Vermieter einer Eigentumswohnung kann die Abrechnung der Heiz- und Betriebskosten gegenüber dem Mieter auch dann wirksam erstellen, wenn die zugrunde liegende Jahres...