Rz. 1
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Dokumente dürfen grundsätzlich auf elektronischem Wege wirksam, dh ohne Verstoß gegen die Schriftform übermittelt werden, auch wenn diese die > Unterschrift verlangt. Ausreichend ist nicht nur ein Telegramm (BGH, NJW 1966, 1077 und 2114), sondern auch ein Computer-Fax mit einer eingescannten Unterschrift (Oberste Bundesgerichte, DB 2000, 1860). In vielen Fällen und für bestimmte Berufsgruppen wie > Rechtsanwälte und > Steuerberater gelten aber verpflichtende elektronische Übertragungswege, die die rechtswirksame Nutzung des Telefax mittlerweile ausschließen; Einzelheiten > Rz 5/1 ff.
Rz. 2
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Zur elektronischen Übermittlung einer > Steuererklärung > Elektronische Kommunikation, > Steuererklärung Rz 11 ff. Soweit eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist (vgl zB § 25 Abs 3 EStG), genügt diesem Formerfordernis eine Übermittlung der Steuererklärung als auch der Unterschrift per Telefax oder Vorlage einer Faxkopie (BFH 247, 402 = BStBl 2015 II, 359; BMF vom 16.04.2015, BStBl 2015 I, 438). Ebenso können Einsprüche innerhalb der Einspruchsfrist wirksam per Telefax eingelegt werden (vgl § 357 AO). Die auf einem vollständig ausgefüllten amtlichen Vordruck erklärte und eigenhändig unterschriebene Abtretungsanzeige (> Hilfe in Steuersachen Rz 15 ff [20]) wird wirksam, wenn sie dem FA per Telefax zugeht (BFH 229, 482 = BStBl 2010 II, 839).
Rz. 3
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Für behördliche oder gerichtliche Entscheidungen wird die gesetzlich gebotene Schriftform auch durch Übersendung per Telefax gewahrt (BFH 244, 511 = BStBl 2014 II, 552; BFH 245, 484 = BStBl 2014 II, 748 mwN); beachte aber > Rz 5/1 ff. Ein durch Telefax (einschließlich Computerfax) bekannt gegebener > Verwaltungsakt ist ein elektronisch übermittelter Verwaltungsakt (§ 122 Abs 2a AO). Er gilt somit grundsätzlich am vierten Tag nach der Absendung als bekannt gegeben. Die für elektronische Verwaltungsakte geltenden Regelungen (§ 87a AO) sind auf ihn aber nicht anwendbar (AEAO zu § 122; BFH aaO).
Rz. 4
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Zulässig sind – vorbehaltlich der in > Rz 5/1 ff erläuterten Regelungen – die Rücknahme einer NZB durch Computerfax, das am Ende nur den Namen des Prozessbevollmächtigten in Maschinenschrift mit dem Zusatz enthält "Dieses Fax wurde durch elektronische Medien übermittelt und trägt deshalb keine Unterschrift" (BFH/NV 1998, 604) sowie die Übermittlung der Klageschrift durch Computerfax, ohne dass die Unterschrift eingescannt ist (EFG 2001, 302).
Rz. 5
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Wird – sofern vorbehaltlich der in > Rz 5/1 ff erläuterten Regelungen noch zulässig – ein Telefax benutzt, um eine Frist bei einem Gericht zu wahren, ist es ausreichend, wenn der Absender mit dem Abschluss der Übermittlung bis zum Ende der Frist (in der Regel 24 Uhr) rechnen kann (BFH 193, 40 = BStBl 2001 II, 32; BFH/NV 2012, 957). Das Risiko einer Störung des Faxgeräts liegt beim Empfänger (BVerfG, NJW 1996, 2857). Bei Belegung eines Faxgeräts (keine technische Störung) darf der Zustellversuch nicht aufgegeben werden (BGH vom 04.11.2014 – II ZB 25/13, BeckRS 2015, 0353) Die Verwendung einer falschen Empfänger-Faxnummer durch einen der Mitarbeiter ist ein Büroversehen (BFH 202, 44 = BStBl 2003 II, 665). Abweichend hingegen EFG 2005, 888, das eine wirksame Ausgangskontrolle nur nach Durchsicht des ausgedruckten Sendeberichts bejaht.
Rz. 5/1
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Mit Wirkung ab 01.01.2022 sind durch das Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer prozessrechtlicher Vorschriften vom 05.10.2021 (BGBl 2021 I, 4607) auch für die elektronische Übermittlung von Dokumenten an Gerichte spezielle Regelungen geschaffen worden. Es wurde ein sog besonderes elektronisches Bürger- und Organisationspostfach geschaffen, das sowohl den schriftformersetzenden Versand elektronischer Dokumente an die Gerichte als auch die Zusendung elektronischer Dokumente durch die Gerichte an die Postfachinhalber ermöglicht. > Rechtsanwälte, Behörden und > Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind verpflichtet, vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument zu übermitteln (vgl § 52d Satz 1 FGO). Ein Telefax ist dafür nicht ausreichend (BFH/NV 2024, 804). Darauf muss ein FG in der Rechtsbehelfsbelehrung zu einem Urteil nicht hinweisen (BFH/NV 2024, 412; BFH/NV 2024, 937 = HFR 2024, 846; BFH/NV 2024, 1054; BFH/NV 2024, 1349 = HFR 2024, 997). Andere Schriftsätze, zB ein Antrag auf Terminverlegung, dürfen auch von diesen Personen und Organisationen weiterhin auf anderem Weg, auch als E-Mail oder Telefax, übermittelt werden (BFH/NV 2024, 767 = HFR 2024, 749; BFH/NV 2024, 1361). Seit dem 01.08.2022 gilt dies auch für Rechtsanwaltsgemeinschaften (vgl BFH/NV 2024, 1041 = HFR 2024, 841).
Rz. 5/2
Stand: EL 142 – ET: 06/2025
Zur Verwendung elektronischer Dokumente (> Rz 5/1) sind auch nach der FGO vertretung...