Die Gründung einer GmbH erfolgt durch die notarielle Gründungsurkunde, welche auch den Gesellschaftsvertrag enthält, die Einzahlung des Stammkapitals und Anmeldung zum Handelsregister.
Aufgabe des Geschäftsführers ist dabei die Anmeldung zum Handelsregister nach § 7 Abs. 1 GmbHG bei dem Registergericht, in dessen Bezirk die GmbH ihren Sitz hat. Diese Anmeldungen zum Handelsregister können nur über die Notariate erfolgen, was allerdings keine wesentliche Einschränkung darstellt, da ein Notar ohnehin an der Gründung beteiligt sein muss.
Mindestangaben im Gesellschaftsvertrag
Bereits bei der Anmeldung sind die Mindestanforderungen in § 8 Abs. 1 GmbHG zu beachten, sonst wird das Registergericht die Eintragung verweigern. Außerdem riskiert der Geschäftsführer eine persönliche Haftung. Folgende Mindestangaben muss der Gesellschaftsvertrag nach § 3 Abs. 1 GmbHG enthalten: Firma und Sitz der GmbH, Gegenstand des Unternehmens, Betrag des Stammkapitals sowie Zahl und Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter auf das Stammkapital übernimmt.
Der Anmeldung sind nach § 8 GmbHG beizufügen:
- der Gesellschaftsvertrag;
- die Bestellung als Geschäftsführer, sofern sich diese nicht aus dem Gesellschaftsvertrag ergibt;
- eine vollständige Liste der Gesellschafter sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von den Gesellschaftern jeweils übernommenen Geschäftsanteile;
- der Sachgründungsbericht bei Sacheinlagen und Nachweise zu deren Wert sowie den Nennwert der dafür übernommenen Geschäftsanteile;
- eine Versicherung, dass die Leistungen auf die Geschäftsanteile in der gesetzlich vorgeschriebenen Form geleistet wurden;
- die Versicherung, dass der Geschäftsführer weder wegen eines Insolvenzdelikts oder anderen im GmbHG genannten Delikts vorbestraft ist noch einem Berufsverbot unterliegt;
- der Umfang der Vertretungsbefugnis des Geschäftsführers;
- eine inländische Geschäftsanschrift der GmbH.
Bei der Anmeldung der GmbH muss der Geschäftsführer verschiedene Versicherungen abgeben, u. a. dass er weder im Inland noch im Ausland wegen bestimmter Straftaten verurteilt wurde und nicht aufgrund behördlicher Anordnung in einer Anstalt verwahrt wurde. Diese Versicherungen werden des Öfteren abgewandelt und es kommen neue hinzu oder werden entfernt. Bei einer falschen Anmeldung (z. B. weil eine Versicherung fehlt) riskiert der Geschäftsführer eine Ablehnung der Eintragung. Die Notariate, über welche die Anmeldungen erfolgen, haben hier allerdings die notwendigen Formulierungen parat, sodass der Geschäftsführer sich nicht um den Inhalt kümmern muss, sondern lediglich darauf achten sollte, dass die Versicherungen auch der Wahrheit entsprechen.
Nachweise über die Erbringung der Stammeinlagen sollten ungeachtet gesetzlicher Fristen zeitlich unbeschränkt aufbewahrt werden. Zwar muss die Leistung der Stammeinlage mehr als 20 Jahre nach der Eintragung einer GmbH in das Handelsregister nicht mehr zwingend durch den Einzahlungsbeleg nachgewiesen werden. Dennoch kann eine Auseinandersetzung mit dem Finanzamt vermieden werden, wenn dieser Nachweis vorliegt. Diese Nachweise sind vor allem in Krisensituationen wichtig, da so eine erneute Einzahlungsforderung durch den Insolvenzverwalter vermieden werden kann.
Angemessene Gründungskosten
Die Eintragung der GmbH in das Handelsregister kann verweigert werden, wenn sie unangemessen hohe Gründungskosten tragen soll. Das gilt auch dann, wenn die GmbH durch eine formwechselnde Umwandlung aus einer KG hervorgegangen ist. Überhöhte Gründungskosten verstoßen gegen den Grundsatz der Kapitalaufbringung und -erhaltung.
Die Registergerichte erkennen im Regelfall 10 % des Stammkapitals als Gründungskosten an. Darüber hinausgehende Kosten sind natürlich möglich, müssen aber von den Gesellschaftern im Verhältnis ihrer Anteile getragen werden.
Verwenden die Gesellschafter eine Vorrats-GmbH, so haften sie nach den Grundsätzen über die Unterbilanz auch dann, wenn sie die wirtschaftliche Neugründung gegenüber dem Registergericht offengelegt haben. Bei der Aktivierung der Vorrats-GmbH ist das ursprünglich eingezahlte Stammkapital nicht mehr vorhanden, wenn der Erwerber der Vorrats-GmbH den ihm übergebenen Bargeldbestand der GmbH dazu verwendet, den Kaufpreis für die Vorrats-GmbH zu zahlen. Kann der Erwerber das Stammkapital im Insolvenzfall nicht aufbringen, haftet der Gründungsgesellschafter der Vorrats-GmbH hierfür, wenn der Geschäftsanteil wirksam kaduziert wurde.
Umzug erfordert Handelsregisteranmeldung
Da dem Registergericht aufgrund von § 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG stets eine aktuelle inländische Geschäftsanschrift vorliegen muss, ist bei diesem jede Änderung der Geschäftsanschrift – selbst bei einer Verlegung der Geschäftsräume innerhalb einer Gemeinde – anzumelden. Mit der Reform des Personengesellschaftsrechts durch das MoPeG (Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts) besteht seit 2024 auch mehr Spielraum bei der Sitzwahl von Personenhandelsgesellschaften, was wiederum ebe...