Entgeltabrechnung: Prozessoptimierung / 2.1 Stamm- und Bewegungsdaten

Die Pflege von Personaldaten stellt vielerorts den größten Zeitfresser für die Fachkräfte dar. Die entscheidende Frage ist: Auf welche Weise werden diese Daten zugeliefert und erfasst? Dies geschieht auch heute gerne noch auf durchweg manuelle oder zumindest umständliche und fehleranfällige Weise. Bei einer Neueinstellung werden die notwendigen Stammdaten per Papier-Fragebogen per Hand durch den neuen Mitarbeiter ausgefüllt und von dort durch die Sachbearbeitung in die zuständigen Systeme eingetippt. Das Papier wird anschließend zusammen mit dem Arbeitsvertrag und anderen Dokumenten in einer neuen physischen (und ggf. elektronischen) Personalakte abgelegt.

In der Folgezeit werden die anfallenden Bewegungsdaten auf verschiedene Weise in die Fachabteilung geliefert: per Papier oder Mail, über Excel-Tabellen, durch Telefonanrufe oder sogar per Fax. All diese Meldungen müssen im Verfahren eingepflegt werden und dies geschieht in der Regel per Hand.

Der beschriebene Prozess ist keine Seltenheit. Er kostet sehr viel Zeit und birgt durch die Medienbrüche und die manuellen Eingaben erhebliche Fehlerrisiken, was oftmals ebenfalls aufwendige Gegenprüfungen nach dem Vier-Augen-Prinzip nach sich zieht. Eingabefehler können außerdem später nur mit viel Aufwand nachvollzogen werden. Deshalb lohnt es sich, diese Abläufe zu analysieren und Alternativen zu entwickeln – und die gibt es.

Zunächst einmal werden Personaldaten häufig parallel in verschiedenen HR-Systemen und auch auf Papier vorgehalten und auch entsprechend doppelt und dreifach gepflegt. Es gibt teilweise deckungsgleiche Daten in der Personalakte aus Papier, im System für Zeitwirtschaft, im Tool für Personalentwicklung und in der Payroll-Lösung. Es lohnt sich die Auseinandersetzung mit diesen Szenarien:

1. Die Anschaffung eines int...