Entgeltabrechnung: Prozessoptimierung / 1 Beschreibung relevanter Payroll-Prozesse

Die Aufgaben der Fachleute für Entgeltabrechnung sind schon bei oberflächlicher Betrachtung sehr vielfältig. Taucht man tiefer in die administrativen und operativen Abläufe hinein, so zeigt sich eine Fülle an Handlungsnotwendigkeiten zur Sicherung einer jederzeit korrekten Entgeltabrechnung. Im Kern geht es um Personaldaten, die Abwicklung von Ein- und Austritten, die allgemeine Personaladministration, die Durchführung der Entgeltabrechnung, das gesetzliche Meldewesen, das Berichtswesen, Abschlussarbeiten und um Nebenschauplätze wie Zeitwirtschaft, Reisekosten, betriebliche Altersversorgung oder interne Kontrollmechanismen.

1.1 Die Personaldaten

Im Zentrum aller Dinge der Entgeltabrechnung stehen die relevanten Daten der einzelnen Personalfälle im Betrieb. Sind diese nicht vollständig und fehlerfrei, so kommt es auch in der Payroll zu Problemen. Zu unterscheiden sind die Stammdaten und die Bewegungsdaten.

Stammdaten

Die Stammdaten erfordern insbesondere im Zuge des Onboardings neuer Mitarbeiter einen gewissen Aufwand, denn es müssen alle üblicherweise nicht veränderlichen Daten erfasst werden – vom Geburtsdatum und der Sozialversicherungsnummer über die zuständige Krankenkasse und die Steuerdaten bis zu vertraglich festgelegten Vergütungen und zusätzlichen Erfordernissen wie vermögenswirksamen Leistungen. Sind diese grundsätzlichen Angaben einmal eingepflegt, erfahren sie in der Regel eher wenige Veränderungen. Trotzdem müssen sie ständig im Blick bleiben, denn manches Mal gibt es auch in diesem eher starren Bereich neue Daten – beispielsweise steuerliche Freibeträge, Adressänderungen oder den Wechsel der Krankenkasse. Man beachte: Jede Änderung in den Stammdaten hat grundsätzlich auch eine Auswirkung auf die Entgeltabrechnung.

Bewegungsdaten

Die Erfassung und Verwaltung von Bewegungsdaten ist di...