Ende der Beschäftigung: Lohnsteuer, Beitrags- und Melderecht

Zusammenfassung

Überblick

Bei Beendigung einer Beschäftigung hat der Arbeitgeber seinen bisherigen Arbeitnehmer bei der Krankenkasse abzumelden. Aber nicht immer ist klar, zu welchem Zeitpunkt das versicherungsrechtliche Beschäftigungsverhältnis tatsächlich endet. Beispielsweise deshalb, weil der Arbeitnehmer bis zum Ende der Beschäftigung von der Arbeitsleistung freigestellt wird.

Aus lohnsteuerlicher Sicht ist der Arbeitnehmer bei Beendigung des Dienstverhältnisses bei der sog. ELStAM-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern abzumelden. Zudem ist die Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt elektronisch zu übermitteln. Zahlt der Arbeitgeber Arbeitslohn auch nach der Beendigung des Dienstverhältnisses aus, sind lohnsteuerrechtlich Besonderheiten zu beachten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Verpflichtung zur Abmeldung des Arbeitnehmers beim Bundeszentralamt für Steuern ergibt sich aus § 39e Abs. 4 Satz 5 EStG. Weitere Informationen enthalten das "Startschreiben" des BMF zum erstmaligen Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale v. 25.7.2013, IV C 5 - S 2363/13/10003, BStBl 2013 I S. 943, sowie das BMF-Schreiben v. 8.11.2018, IV C 5 - S 2363/13/10003 – 02, BStBl 2018 I S. 1137, zum Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Für Problemfälle (unzutreffende ELStAM, technische Probleme) gilt eine bundeseinheitlich abgestimmte Verfahrensweise, s. OFD Frankfurt am Main, Verfügung v. 17.9.2015, S 2363 A-34-St 212. Die Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung beruht auf § 41b EStG. Anweisungen zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs bei Zahlung von Arbeitslohn an ausgeschiedene Arbeitnehmer enthält R 39b.6 Abs. 3 LStR.

Sozialversicherung: Die Grundlagen für ein Beschäftigungsverhältnis finden sich in § 7 SGB IV. § 8 DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) regelt, wann welche Meldungen zu welchen Zeitpunkten aus Anlass der Beendigung der Beschäftigung zu erstellen sind.

Lohnsteuer

1 Abmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern

Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis aus, muss der sog. ELStAM-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) bereitstellt, der Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich und auf elektronischem Wege mitgeteilt werden. Dies gilt auch dann, wenn das Finanzamt den Arbeitgeberabruf vorübergehend gesperrt hat. Die Abmeldung kann frühestens am Tag der Beendigung der Beschäftigung erfolgen.

Bei Abmeldung sind folgende Daten elektronisch zu übermitteln:

Identifikationsnummer (IdNr) des Arbeitnehmers,
Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
Datum der Beendigung des Dienstverhältnisses sowie
das sog. "Referenzdatum Arbeitgeber".

Als "Referenzdatum Arbeitgeber" ist das Referenzdatum der ursprünglichen Anmeldung bzw. das bei einem Wechsel des Datenübermittlers angegebene Referenzdatum einzutragen. Der Arbeitgeber erhält über seine abgemeldeten Arbeitnehmer eine Abmeldebestätigungsliste.

Überschneidungen bei Arbeitgeberwechsel

Erfolgt bei einem Wechsel des Arbeitgebers die Anmeldung durch den neuen Arbeitgeber bevor der bisherige Arbeitgeber die Abmeldung vorgenommen hat, erhält der neue Arbeitgeber die für das erste Dienstverhältnis gültigen ELStAM (Steuerklasse I bis V) rückwirkend ab Beginn des Dienstverhältnisses. Der bisherige Arbeitgeber erhält mit Gültigkeit ab dem Tag der Anmeldung durch den neuen Arbeitgeber (Tag des neuen Beschäftigungsbeginns) die ELStAM für die Steuerklasse VI, wenn er den Arbeitnehmer noch nicht abgemeldet hat. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Anmeldung durch den neuen Arbeitgeber innerhalb von 6 Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgt. Dagegen werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale für das erste Dienstverhältnis dem neuen Arbeitgeber erst mit dem Tag der Anmeldung zur Verfügung gestellt, wenn zwischen dem Beginn des Dienstverhältnisses und der Anmeldung mehr als 6 Wochen liegen.

Praxis-Beispiel

ELStAM bei Arbeitgeberwechsel

Arbeitnehmer A mit Steuerklasse I scheidet am 30.6. aus dem Dienstverhältnis bei Arbeitgeber "Alt" aus. Ab 1.7. steht er in einem Dienstverhältnis zum Arbeitgeber "Neu". Arbeitgeber "Neu" meldet Arbeitnehmer A am 5.7. an der ELStAM-Datenbank an. Arbeitgeber "Alt" hat zu diesem Zeitpunkt Arbeitnehmer A noch nicht abgemeldet.

Ergebnis: Arbeitgeber "Neu" erhält in der Anmeldebestätigungsliste die Steuerklasse I rückwirkend auf den Tag des Beschäftigungsbeginns zum 1.7. Gleichzeitig erhält Arbeitgeber "Alt" eine Änderungsmitteilung, wonach für Arbeitnehmer A ab 1.7. die Steuerklasse VI anzuwenden ist.

Meldet Arbeitgeber "Neu" den Arbeitnehmer nach Ablauf des 6-Wochen-Zeitraums an, z. B. am 5.9., erhält Arbeitgeber "Neu" die Steuerklasse I erst mit dem Tag der Anmeldung, also mit Wirkung ab dem 5.9. Für den Zeitraum davor gilt die Steuerklasse VI.

Automatische Sperrung der ELStAM bei Tod

Bei einer Beendigung des Dienstverhältnisses durch Tod des Arbeitnehmers wird das Sterbedatum durch die Meldebehörde an die ELStAM-Datenbank übermittelt, was zur Folge hat, dass die ELStAM automa...