Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis aus, muss der sog. ELStAM-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) bereitstellt, der Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich und auf elektronischem Wege mitgeteilt werden. Dies gilt auch dann, wenn das Finanzamt den Arbeitgeberabruf vorübergehend gesperrt hat. Die Abmeldung kann frühestens am Tag der Beendigung der Beschäftigung erfolgen.
Bei Abmeldung sind folgende Daten elektronisch zu übermitteln:
- Identifikationsnummer (IdNr) des Arbeitnehmers,
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
- Datum der Beendigung des Dienstverhältnisses sowie
- das sog. "Referenzdatum Arbeitgeber".
Als "Referenzdatum Arbeitgeber" ist das Referenzdatum der ursprünglichen Anmeldung bzw. das bei einem Wechsel des Datenübermittlers angegebene Referenzdatum einzutragen. Der Arbeitgeber erhält über seine abgemeldeten Arbeitnehmer eine Abmeldebestätigungsliste.
Überschneidungen bei Arbeitgeberwechsel
Erfolgt bei einem Wechsel des Arbeitgebers die Anmeldung durch den neuen Arbeitgeber bevor der bisherige Arbeitgeber die Abmeldung vorgenommen hat, erhält der neue Arbeitgeber die für das erste Dienstverhältnis gültigen ELStAM (Steuerklasse I bis V) rückwirkend ab Beginn des Dienstverhältnisses. Der bisherige Arbeitgeber erhält mit Gültigkeit ab dem Tag der Anmeldung durch den neuen Arbeitgeber (Tag des neuen Beschäftigungsbeginns) die ELStAM für die Steuerklasse VI, wenn er den Arbeitnehmer noch nicht abgemeldet hat. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Anmeldung durch den neuen Arbeitgeber innerhalb von 6 Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgt. Dagegen werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale für das erste Dienstverhältnis dem neuen Arbeitgeber erst mit dem Tag der Anmeldung zur Verfügung gestellt, wenn zwischen dem Beginn des Dienstverhältnisses und der Anmeldung mehr als 6 Wochen liegen.
ELStAM bei Arbeitgeberwechsel
Arbeitnehmer A mit Steuerklasse I scheidet am 30.6. aus dem Dienstverhältnis bei Arbeitgeber "Alt" aus. Ab 1.7. steht er in einem Dienstverhältnis zum Arbeitgeber "Neu". Arbeitgeber "Neu" meldet Arbeitnehmer A am 5.7. an der ELStAM-Datenbank an. Arbeitgeber "Alt" hat zu diesem Zeitpunkt Arbeitnehmer A noch nicht abgemeldet.
Ergebnis: Arbeitgeber "Neu" erhält in der Anmeldebestätigungsliste die Steuerklasse I rückwirkend auf den Tag des Beschäftigungsbeginns zum 1.7. Gleichzeitig erhält Arbeitgeber "Alt" eine Änderungsmitteilung, wonach für Arbeitnehmer A ab 1.7. die Steuerklasse VI anzuwenden ist.
Meldet Arbeitgeber "Neu" den Arbeitnehmer nach Ablauf des 6-Wochen-Zeitraums an, z. B. am 5.9., erhält Arbeitgeber "Neu" die Steuerklasse I erst mit dem Tag der Anmeldung, also mit Wirkung ab dem 5.9. Für den Zeitraum davor gilt die Steuerklasse VI.
Automatische Sperrung der ELStAM bei Tod
Bei einer Beendigung des Dienstverhältnisses durch Tod des Arbeitnehmers wird das Sterbedatum durch die Meldebehörde an die ELStAM-Datenbank übermittelt, was zur Folge hat, dass die ELStAM automatisch gesperrt werden. Der Arbeitgeber erhält in der nächsten Änderungsliste den Hinweis, dass keine Abrufberechtigung mehr vorliegt.
Grund für fehlende Abrufberechtigung klären
Aus Datenschutzgründen darf kein genauer Hinweis an den Arbeitgeber erfolgen, dass der (ehemalige) Mitarbeiter verstorben ist. Insbesondere in den Fällen, in denen der Mitarbeiter aus dem aktiven Dienstverhältnis ausgeschieden ist (z. B. bei Betriebsrentnern), empfiehlt es sich daher, durch Rückfrage bei den Angehörigen zu klären, weshalb die Abrufberechtigung des Arbeitgebers erloschen ist.
Im Anschluss muss der Arbeitgeber den verstorbenen Mitarbeiter trotzdem noch in der ELStAM-Datenbank abmelden. Erben und Hinterbliebene, an die der Arbeitgeber noch Arbeitslohn auszahlt, erzielen Einnahmen aus nichtselbstständiger Tätigkeit aus dem früheren Dienstverhältnis des Verstorbenen und sind vom Arbeitgeber als Arbeitnehmer neu anzumelden, damit deren ELStAM gebildet und zum Abruf bereitgestellt werden können.
Abweichend davon kann die Zahlung von laufendem Arbeitslohn für den gesamten Monat, in dem der Arbeitnehmer verstorben ist, nach den ELStAM des Verstorbenen abgerechnet werden.