Aus strategischen Zielen ableiten
Für einen optimalen Einkaufsplanungsprozess ist es wichtig, dass von der Geschäftsführung Ziele für die Einkaufsaktivitäten im Rahmen der operativen Planung gesetzt werden. Diese operativen Ziele müssen natürlich auch mit den strategischen Zielen des Unternehmens als auch mit den strategischen Zielen des Einkaufs in Einklang stehen. Diese strategischen Ziele wurden bereits bei der Mittelfristplanung des Einkaufs berücksichtigt.
Mit Plan-GuV abstimmen
Die Ziele für den operativen Planungsprozess müssen messbar sein und in Abstimmung mit der Ziel-GuV erstellt werden. Vom Controlling werden der Terminplan sowie die finanziellen Rahmenbedingungen wie bspw. die Wechselkurse für das Planjahr festgelegt. Falls das Controlling diese nicht festlegt, prüft es die Planungsprämissen wie Budget- und Wechselkurse. Idealerweise werden für die Zielsetzung die gleichen Wechselkurse verwendet wie für die Planung selbst.
Die Ziel-GuV für die operative Planung wird vom Controlling auf Basis der verursachungsgerechten Deckungsbeitragsstruktur entwickelt und dann mit der Mittelfristplanung abgestimmt. Die Erstellung der Ziel-GuV beginnt bei den Zielen für den Umsatz, die in einer Summe oder auf Basis von Vertriebswegen oder strategischen Geschäftseinheiten wie Artikelfamilien erfolgen kann.
Basierend auf der Zielsetzung für den Umsatz werden die Produktionsmengen festgelegt.
Auf dieser Basis kann die Zielsetzung für den Einkauf erfolgen, die sich aus Kostenzielen je Kalkulationsbestandteil ableitet, da für die Materialeinzelkosten der Einkauf verantwortlich ist. Im Zusammenspiel mit den Kosten der Produktion wird das Ziel für die Standardherstellkosten ermittelt.
Die Aufgabe des Controllings besteht darin, die Zielsetzung in Funktionen zu detaillieren. Als Ergebnis werden neben der Umsatz- und Herstellkostenzielsetzung noch folgende Ziele festgelegt:
- Ziele für die Funktionsbereichskosten der einzelnen Fachbereiche, unter anderem auch für den Einkauf bestehend aus Personal- und Gemeinkosten als auch Umlagen und Dienstleistungsverrechnungen.
- Einsparziele für produktionsfähiges Material und Handelswaren für den Einkauf.
- Individuelle Ziele je Bereich.
Abb. 5: Der Zielsetzungsprozess als Teil des Planungsprozesses
Wichtig für die Zielsetzung der Materialpreise ist, dass diese realistisch erfolgt und dass etwaige Marktpreisentwicklungen schon in der Zielsetzung berücksichtigt werden. Ansonsten würde dies im Folgejahr zu positiven oder negativen Planabweichungen bei der Materialpreisentwicklung führen, die der Einkauf nicht zu verantworten hat.
Einkaufscontrolling bei Materialpreisplanung einbeziehen
Die Zielsetzung muss in Zusammenarbeit mit dem Einkaufscontrolling erfolgen, da hier die Informationen über Vergangenheitsentwicklungen, zukünftige Marktpreisentwicklungen, neue Materialien, Maßnahmen usw. zusammenfließen. Um sicherzustellen, dass die Zielsetzung nicht zu optimistisch festgelegt wird, sollte das Einkaufscontrolling an einer unabhängigen Stelle angesiedelt sein.
Eine zu "bequeme" Zielsetzung kann folgende Auswirkungen haben:
- Durch zu wenig anspruchsvolle Zielsetzung besteht die Gefahr, dass der Einkauf im Folgejahr die Preise der Lieferanten nicht hart genug verhandelt und dadurch Potenziale zur Einkaufspreisreduzierung verloren gehen.
- Durch zu wenig anspruchsvolle Ziele für den Materialaufwand sinkt der Ziel-Deckungsbeitrag. Dadurch wird das verfügbare Budget für (einmalige) strategische Projekte reduziert.
Nach der Verabschiedung der Zielsetzung kann der Planungsprozess beginnen. Dieser beginnt idealerweise mit der Vertriebsplanung. Die Vertriebsplanung sollte auf Artikelebene erfolgen, wobei eine vereinfachte Vorgehensweise gewählt werden kann.
- Entsprechend der Werttreiberorientierung wird nur der Umsatz der Artikel oder Artikelgruppen, die im besonderen Maße zum Umsatzwachstum beitragen, im Detail geplant.
- Der Umsatz für die sonstigen Artikelgruppen oder die Gesellschaft insgesamt kann dagegen pauschal, d. h. mit einem Durchschnittsfaktor für das Umsatzwachstum, geplant werden.
Produktionsmengen aus Stücklisten ableiten
Als Ergebnis würde eine Umsatzplanung der verkaufsfähigen Artikel vorliegen. Auf dieser Basis erfolgen die Planung der Produktionsmengen (durch Auflösung der Stücklisten) und die Kapazitätsplanung der Produktion. Aus der Stücklistenauflösung leiten sich die zu beziehenden Einkaufsartikel mit den jeweiligen Mengen für die Produktion ab. Abb. 6 zeigt den Zusammenhang zwischen der Umsatzzielsetzung und der dazugehörigen Umsatzplanung, auf deren Basis dann die Produktionsmengenplanung und die Bezugsmengenplanung erfolgen. Die Zuständigkeit des Einkaufs bezieht sich auf die Planung der Handelsware auf Basis der Umsatzplanung und auf die Planung der Roh-Hilfs- und Betriebsstoffe auf Basis der Produktionsmengenplanung.
Abb. 6: Zusammenhang zwischen Umsatzplanung und Produktionsmengenplanung