Eigenbelege: Der richtige Umgang mit Eigenbelegen und Er ... / 5 Ersatzbeleg/Notbeleg für nicht mehr vorhandene Belege

Ersatzbelege werden auch als Notbelege bezeichnet. Darunter versteht man Ersatzausfertigungen für verloren gegangene Originalunterlagen. Diese Belege werden als Ersatz von Fremdbelegen im Notfall ausgestellt, z. B. wenn der Taxifahrer nicht die Möglichkeit einer Belegausstellung hatte, der Beleg wurde an der Barkasse nicht mitgenommen oder ist beim Umzug verloren gegangen.

Ein Ersatzbeleg bzw. Notbeleg kann aus vielfältigen Gründen ausgestellt werden. Es handelt sich dabei um einen Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung. Grundlage hierfür ist, dass kein Fremd- bzw. Eigenbeleg vorliegt. Folgende Gründe können beispielhaft vorliegen:

• Verlust des Originalbelegs (Fremdbelegs) durch Umweltkatastrophen wie z. B. Überschwemmungen, Brand oder Hochwasser sowie infolge von Einbrüchen mit Vandalismus.
• Originalbelege werden üblicherweise nicht erstellt für z. B. bei Nutzung von (Münz-)Automaten (Telefon, Kopierer, Parkplatzgebühren, Porto, Staubsaugerkosten bei der Wagenwäsche).

5.1 Verlust des Originalbelegs

In einem geordneten Unternehmen sollte i. d. R. kein Beleg verloren gehen. Jedoch kann es vorkommen, dass Belege verschwinden oder irrtümlich vernichtet werden. Besonders in kleineren Handwerksbetrieben, wo neben der eigentlichen Tätigkeit auch die gesamte kaufmännische Abwicklung vom Chef übernommen wird, herrscht oft Bürochaos. Zudem geht in der Hektik einer Geschäftsreise oder beim Büromaterial-Einkauf kurz vor Ladenschluss schon einmal ein Beleg verloren. Wenn das Fehlen Tage oder Wochen später in der Buchführung auffällt, ist es für die Anforderung einer Zweitausfertigung beim Aussteller meist zu spät oder aber der Betrag steht in keinem Verhältnis zu den dafür erforderlichen Recherchen, Telefonaten oder gar Briefwechseln.