E-Rechnung im kommunalen Umfeld

Zusammenfassung

Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen schon länger verpflichtend. Gerade im kommunalen Bereich gelten hier aber je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen. Durch das Wachstumschancengesetz und § 2b UStG kommen jetzt neue Herausforderungen in Sachen E-Rechnung auf die Kommunen zu. Nachfolgend ein Überblick.

1 Hintergrund

Spätestens mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates v. 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen hat auch die E-Rechnung Einzug ins kommunale Umfeld gehalten. Der für die Umsetzung in Deutschland grundsätzlich maßgebliche E-Rechnungs-Standard, die XRechnung, andere EN16931-konforme E-Rechnungsformate oder auch der hybride E-Rechnungs-Standard ZUGFeRD müssen inzwischen angenommen werden.

Neben kreisfreien Städten, Gemeinden, Landkreisen sind auch kommunale Einrichtungen wie Zweckverbände, Anstalten des öffentlichen Rechts, Eigenbetriebe oder auch kommunale gGmbHs seit dem 18.4.2020 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen, die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der jeweiligen landesspezifischen Ausprägung entsprechen. Aber wie stellt sich dieses im Detail dar und auf welche kommenden Herausforderungen muss sich das kommunale Umfeld noch einstellen?

Die Vorgaben zum Umgang mit E-Rechnungen sind auf kommunaler Seite in Deutschland nicht homogen und je nach Bundesland unterschiedlich ausgeprägt. Hierbei ist grundsätzlich zwischen der Annahmeverpflichtung (der Kommunen oder kommunalen Einrichtungen als Auftraggeber) und der Lieferantenverpflichtung (an Kommunen oder kommunale Einrichtungen der Auftragnehmer von öffentlichen Aufträgen) zu unterscheiden.

2 Situation in den Bundesländern

Schaut man auf die föderale Struktur und damit auf die einzelnen Bundesländer, gleicht die Situation einem Flickenteppich. Bei der Annahmeverpflichtung muss zum Teil zusätzlich, je nach Bundesland, zwischen den Schwellenwerten (oberschwellig und unterschwellig) nach § 106 GWB differenziert werden. Eine Annahmeverpflichtung von E-Rechnungen i. S. der EU-Richtlinie 2014/55/EU besteht grundsätzlich nur im oberschwelligen Bereich.

Für den unterschwelligen Bereich wurde die Annahmeverpflichtung -bis auf Baden-Württemberg- von allen Bundesländern auch für Kommunen und kommunale Einrichtungen umgesetzt.

Diese Schwellenwerte für die Annahmeverpflichtung stellen sich seit dem 1.1.2024 wie folgt dar:

Die Verpflichtung der Lieferanten, in einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat i. S. der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu fakturieren, ist je nach Bundesland unterschiedlich ausgeprägt.

Geregelt werden diese unterschiedlichen Ausprägungen der Annahme- und Lieferantenverpflichtung zum Teil in eigenen E-Rechnungsgesetzen oder in der Ergänzung von bestehenden Gesetzen.

Eine Konkretisierung der Rahmenbedingungen hinsichtlich der Ausgestaltung, der Ausnahmen, der Annahme- und Lieferantenverpflichtungen, der Nutzung von E-Rechnungseingangsportalen und den Übertragungswegen erfolgt in landesspezifischen E-Rechnungsverordnungen.

Die landesspezifischen Ausprägungen stellen sich in Deutschland zurzeit wie folgt dar:

2.1 Baden-Württemberg

• Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): § 4a EGovG BW i. V. m. § 15 Abs. 4 Nr. 6 EGovG BW und E-RechVO BW
• Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung nur im oberschwelligen Bereich
• Portal: Sonstige Rechnungsempfänger i. S. der E-Rechnungsverordnung BW wie Kommunen können auf freiwilliger Basis das Portal Service BW nutzen
• Zugangskanäle Portal: E-Mail, Peppol und Webupload
• Ausnahmen oder Wertgrenzen: Ausnahme bei Beschaffungen im Nicht-EU-Ausland
• Lieferantenverpflichtung: Keine Lieferantenverpflichtung für kommunale Auftraggeber, aber eine Lieferantenverpflichtung für die Behörden des Landes Baden-Württemberg

2.2 Bayern

• Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): Art. 18 Abs. 2 BayDiG i. V. m. § 8 BayDiV
• Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und unterschwelligen Bereich
• Portal: kein zentrales landesweites Portal vorhanden, die Kommunen stellen den Empfang eigenverantwortlich sicher
• Zugangskanäle Portal: entfällt
• Ausnahmen oder Wertgrenzen: Wertgrenze 1.000 EUR netto
• Lieferantenverpflichtung: Keine Lieferantenverpflichtung

2.3 Berlin

• Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): BERG und E-RechVO Berlin
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