Beschäftigte haben gem. § 13 AGG ein Beschwerderecht, zumindest bei etwaigen Benachteiligungen, die auf Gründen basieren, die das AGG schützt. In der Praxis kann es im Rahmen der Schaffung von Organisationsstrukturen angezeigt sein, auch Konfliktsituationen der Beschwerdestelle zuzuweisen, die möglicherweise nicht unter den unmittelbaren Anwendungsbereich des AGG fallen, jedoch beispielsweise von einem weiter gefassten Verhaltenskodex abgedeckt werden.
Die Bestimmung der zuständigen Beschwerdestelle, auch derjenigen nach § 13 AGG, und der Ablauf des Beschwerdeverfahrens fallen in die Organisationshoheit des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber kann bei der Bestimmung der zuständigen Beschwerdestelle entweder eine konkrete Person nennen oder eine eigens für das Beschwerdeverfahren zuständige Stelle einrichten. Eine Verpflichtung, eine gesonderte Organisationseinheit zu schaffen, besteht grundsätzlich nicht. Deshalb kommen z. B. auch Dienst- oder Fachvorgesetzte, eine Personalabteilung oder eben z. B. eine eingerichtete betriebliche Beschwerdestelle in Betracht. Letztere einzurichten, erscheint mit Blick auf einen strukturierten Umgang mit der Thematik empfehlenswert. Unternehmensseitig ist sicherzustellen, dass den Beschäftigten ein einfacher Zugang gewährleistet wird. Für den Fall, dass die zuständige Stelle, z. B. der Vorgesetzte ist, ist eine hilfsweise Zuständigkeit vorzusehen, z. B. der nächsthöhere Vorgesetzte.
Besetzung der Beschwerdestelle mit männlichen und weiblichen Personen
Für die Praxis empfiehlt es sich, die Beschwerdestelle mit männlichen und weiblichen Personen zu besetzen. So ist gewährleistet, dass sich die betroffenen Beschäftigten aussuchen können, wem sie ihr Anliegen anvertrauen möchten.
Grundsätzlich ist eine Beschwerde, auch die Beschwerde nach § 13 AGG, an keine bestimmte Form gebunden. Sie kann daher auch mündlich oder per E-Mail bei der Beschwerdestelle eingelegt werden. Sollen mit der Beschwerde zugleich Ansprüche im Sinne des § 15 AGG geltend gemacht werden (Entschädigung und Schadensersatz), ist allerdings die dafür erforderliche Schriftform zu beachten. Eine Bindung der Annahme oder Bearbeitung der Beschwerde an bestimmte Form- oder Fristerfordernisse durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich unzulässig und darf deshalb auch nicht entsprechend in einer Betriebs- und/oder Dienstvereinbarung vorgesehen sein. Grundsätzlich ist die Beschwerde nach § 13 AGG auch nicht an eine Frist gebunden. Das Beschwerderecht kann jedoch infolge eines langen Zeitablaufs verwirken.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Beschwerde zu prüfen und das Ergebnis der Prüfung dem beschwerdeführenden Beschäftigten mitzuteilen. Dieser Anspruch auf Mitteilung des Ergebnisses ist durch den Beschwerdeführer einklagbar. Bei Zurückweisung der Beschwerde ist das Ergebnis zu begründen.
Diese Prüf- und Ergebnismitteilungspflicht trifft grundsätzlich den Arbeitgeber. Dieser kann sie jedoch an die zur Beschwerdebearbeitung eingerichteten Stellen delegieren. Die von den zuständigen Stellen getroffenen Feststellungen binden den Arbeitgeber jedenfalls dann nicht, soweit dieser der Beschwerdestelle keine Kompetenz zur abschließenden Beschwerdebearbeitung und -verantwortung eingeräumt hat.
Kompetenzübertragung auf Beschwerdestelle
In der Praxis ist sorgfältig abzuwägen, ob eine solche Kompetenzübertragung auf die Beschwerdestelle erfolgen sollte. In die Erwägungen ist einzubeziehen, dass arbeitgeberseitig bei eingelegten Beschwerden Handlungspflichten, z. B. aus §§ 12, 15 AGG, bestehen. Insbesondere in kleineren Unternehmen ist deshalb zu erwägen, ob der Unternehmensleitung die Möglichkeit verbleiben soll, selbst abschließend über den Sachverhalt und die vorzunehmenden Maßnahmen zu entscheiden. Auch mit Blick auf arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie beispielsweise eine in Rede stehende außerordentliche fristlose Kündigung, ist eine sorgfältige Abwägung dieser Fragen vorzunehmen. Nach § 626 Abs. 2 BGB muss die außerordentliche Kündigung innerhalb von 2 Wochen ab Kenntnis des Kündigungssachverhalts durch den Kündigungsberechtigten erfolgen. Soll eine Verdachtskündigung ausgesprochen werden, muss die Anhörung des Arbeitnehmers zu den Vorwürfen innerhalb einer Woche erfolgen. Maßgeblich ist die Kenntnis des Kündigungsberechtigten. Dies ist die natürliche Person, die für das Unternehmen das Kündigungsrecht ausüben darf. Insoweit ist zu prüfen, inwieweit sich der Arbeitgeber angesichts anlaufender Fristen das Wissen eines Dritten zurechnen lassen muss. Um insoweit Zurechnungsprobleme bzw. Diskussionen hierüber zu vermeiden, kann es sich empfehlen, durch entsprechende Verfahrensregeln sicherzustellen, dass rechtzeitig arbeitgeberseitig Kenntnis von Beschwerdesachverhalten genommen werden kann und dort auch das jeweilige Entscheidungsrecht verbleibt und dieses nicht auf die Beschwerdestelle delegiert wird.
Die Bekanntmachung der Einrichtung der Beschwerdestelle muss durch den Arbeitgeber erfolgen. Dies sollte durch Aushang od...