Die strategische Personalplanung in einer VUCA-Umwelt: Stolpersteine, Erfolgstreiber und Handlungsempfehlungen aus der Empirie

Zusammenfassung

• Die Megatrends demografischer Wandel, Fachkräftemangel am Arbeitsmarkt und neue Skill-Anforderungen an Mitarbeiter waren laut einer aktuellen Studie für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen Anlass, eine strategische Personalplanung einzuführen.
• 3 von 4 der antwortenden Unternehmen bewegen sich in einer sehr komplexen oder komplexen Unternehmensumwelt (VUCA-Umwelt). Besonders für diese Unternehmen ist eine strategische Personalplanung sehr wichtig.
• Der Rückhalt und die Unterstreichung der Wichtigkeit durch das Top-Management ist, so legen die Studienergebnisse nahe, besonders für eine effektive und erfolgreiche strategische Personalplanung essenziell.
• Die Ergänzung der strategischen Personalplanung durch ein weitreichendes Skill-Management-System verbessert deren Planungsergebnisse signifikant.
• Ebenso führt eine zunehmende Einbettung in bestehende Controlling-Systeme zu einer effektiveren und erfolgreicheren strategischen Personalplanung.

1 Aktuelle Lage des Arbeitsmarktes

Betrachtet man den aktuellen Arbeitsmarkt, so fällt auf, dass dieser derzeit von den Megatrends der fortschreitenden Digitalisierung und dem demografischen Wandel maßgeblich beeinflusst wird. Die Digitalisierung führt hierbei z. B. dazu, dass Aufgaben in bestimmten Berufsbildern zunehmend automatisiert werden können. Dies mündet in den betroffenen Berufen in einer Aufgabenverschiebung bzw. Aufgabenerweiterung, weswegen von den Mitarbeitern neue Skills und Kompetenzen abverlangt werden.

Das McKinsey Global Institute zeigt in seiner 2018 durchgeführten Studie, dass im Zeitraum bis 2030 von Mitarbeitern daher mehr soziale bzw. emotionale und allem voran technologische Skills gefordert werden. In selbiger Studie wird jedoch auch verdeutlicht, dass Unternehmen, die in Zukunft stark automatisieren, tendenziell keine Mitarbeiter ab, sondern eher aufbauen.^[1] Der rasche Skill-Wandel wird daher zu einem enormen Engpass von qualifizierten Arbeitskräften am Arbeitsmarkt führen.

Verstärkt wird dieser Engpass außerdem durch die alternde Gesellschaft in Deutschland. Während es im Jahr 2021 noch 51,7 Millionen Bürger:innen im erwerbsfähigen Alter von 20-66 Jahren gab (62 % der Gesamtbevölkerung), soll diese Gruppe bis 2035, laut Statistischen Bundesamt, auf 46,4 Millionen (56 % der Gesamtbevölkerung) schrumpfen.^[2] Diese demographische Entwicklung wird zusätzlichen Druck auf den bereits angespannten Arbeitsmarkt ausüben, auch wenn die Zuwanderungen der letzten Jahre diesen ein wenig abmildert.

Doch wie können Unternehmen der aktuellen Situation am Arbeitsmarkt und der neuen Arbeitswelt im Allgemeinen begegnen, wenn die uneingeschränkte Verfügbarkeit potenzieller Arbeitnehmer auf dem Arbeitsmarkt nicht länger als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt werden kann? Ein wichtiges Instrument, die Unternehmensstrategie dennoch abzusichern, stellt die strategische Personalplanung im Unternehmen dar.

2 Einführung in die strategische Personalplanung

Betrachtet man ein etabliertes Personalcontrolling-Prozessmodell, welches vom Controlling-Prozessmodell der International Group of Controlling (IGC) inspiriert ist, so fällt sofort auf, dass die strategische Personalplanung darin ein zentraler Teil ist.^[1] Die strategische Personalplanung ist dahingehend besonders wichtig für das Personalcontrolling, da sie nahezu alle anderen Prozesse des Modells mit Input versorgen bzw. beeinflussen kann (vgl. Abb. 1). Vor allem die operative Personalplanung/Budgetierung, der Personal-Forecast, das Personal-Management Reporting, die Personal-Kosten- und Leistungsrechnung und das Personal-Risikomanagement können in einem großen Abhängigkeitsverhältnis zur strategischen Personalplanung stehen.

Abb. 1: Strategische Personalplanung im Personalcontrolling-Prozessmodel^[2]

Ziel der strategischen Personalplanung ist die aktive Steuerung aller Personalrisiken und -chancen, Personalstrukturen und die Vernetzung der wesentlichen Einflussgrößen der Personalarbeit unter Berücksichtigung von zukünftigen Strukturen und der Umwelt des Unternehmens.^[3]

Ein wichtiger Punkt der strategischen Personalplanung ist daher, den aktuellen Personalzustand stets im Blick zu behalten und Maßnahmen zu ergreifen, um die personellen Anforderungen zur Unternehmenszielerreichung bestmöglich herzustellen.^[4]

Hierfür durchläuft die strategische Personalplanung stets einen vierstufigen Regelkreis. Dieser Regelkreis besteht aus der Personalbestandsplanung, der Personalbedarfsplanung, der Abweichungsanalyse und der Einleitung von Maßnahmen. Der Aufbau des Regelkreises der strategischen Personalplanung...