Der gemeinnützige Verein als Festveranstalter – und die ... / 5 Checkliste zu Steuerfolgen bei Festen

Die Kernvorgabe: Es fängt mit der korrekten Erfassung und Verbuchung von Einnahmen aus dem eigenen gastronomischen Vereinsengagement an. Egal bei welcher Gelegenheit bzw. bei welchem Anlass, ob nun Wein oder Bier oder sonstige Getränke vom Verein verkauft werden, dies fällt auf jeden Fall in den sog. wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (§ 64 AO). Ebenso läuft es mit der Speisenpalette: Vom verkauften belegten Brötchen bis zum umfangreichen zubereiteten Vereinsmenü – sämtliche Einnahmen aus verkauften Speisen und Getränken sind zeitnah buchhalterisch im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu erfassen. Damit ist dies ein völlig identischer Vorgang, wie wenn der Verein sein eigenes Klubheim bewirtschaften würde. Es spielt auch keine Rolle, ob es dabei um eine Jubiläums-Veranstaltung oder ein sonstiges Ereignis geht.
Es ist noch immer zulässig, dass Vereine ihre Einnahmen bei Festen auch über Bargeldkassen laufen lassen können. Dies ist durch Einsatz von Programmen auch elektronisch/digital möglich. Es muss ansonsten darauf geachtet werden, dass über das Kassenbuch alle Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst werden. Es auch möglich ist, bei Bedarf intern oder auf Verlangen des Finanzamts, einen sog. Kassensturz durchzuführen. Um damit den Bargeldbestand in der Kasse mit den Buchungen und Belegen abzugleichen.
Spätestens bei größeren Gelegenheiten und Festen empfiehlt es sich dann aber, elektronische Registrierkassen zu verwenden. Nur am Rande: Egal mit welchem elektronischen Aufzeichnungs-/Kassensystem ein Verein konkret arbeitet, hierfür gab es in diesem Vereinsjahr mit Stichtag zum 1.7.2025 neue Kassenmeldepflichten gegenüber dem Vereinsfinanzamt.
Das Finanzamt will somit genau wissen, was dem Verein im Kalenderjahr 2025 (oder auch in den Vorjahren) alles über dessen eigene Bewirtung...

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