Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung / 1.2.3 Konkrete Zweckbindung von Beschäftigtendaten

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist grundsätzlich nur in einem engen Rahmen zulässig. Beschäftigtendaten dürfen in Einklang mit § 26 BDSG regelmäßig verarbeitet werden, wenn dies

• zur Begründung,
• Durchführung und
• Beendigung

des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Der Begriff der "Erforderlichkeit" ist hierbei eng auszulegen. Nur, wenn die Verarbeitung unmittelbar in Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung oder Beendigung steht, ist diese zulässig.

Zur Aufdeckung einer Straftat dürfen personenbezogene Daten über den verdächtigen Arbeitnehmer erst nach einer Interessenabwägung erhoben (verarbeitet oder genutzt) werden. Hierbei sind folgende Voraussetzungen zu beachten:

• Zu dokumentierende Anhaltspunkte für eine Straftat, begangen im Beschäftigungsverhältnis müssen vorliegen (wichtig: Präventive Maßnahmen sind hiervon nicht erfasst!).
• Die Daten müssen erforderlich sein für die Aufdeckung und
• im Rahmen einer Interessenabwägung ist zu entscheiden, ob nicht das (rechtmäßige) schutzwürdige Interesse des Betroffenen das Aufklärungsinteresse des Arbeitgebers überwiegt, mithin also ein unverhältnismäßig tiefer Eingriff in den Persönlichkeitsschutz des Beschäftigten vorliegt.

Nachfolgend einige Klarstellungen zum Begriff "Erforderlichkeit":

• Die Aufbewahrung von Bewerberunterlagen zum Abwarten der Klagefristen nach dem AGG für die Dauer von 6 Monaten ist zulässig und vom überwiegenden Interesse des Arbeitgebers.
• Die Recherche von Bewerberdaten in sozialen Netzwerken kann nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO ggf. zulässig sein, sofern es sich um überwiegend berufliche Netzwerke (wie z. B. Xing oder LinkedIn) handelt. Werden durch die Recherche Daten erhoben, ist der Bewerber nach Art. 14 DSGVO über diese Erhebung zu informieren.
• Weiterhin ist die Erlaubnis zur Datennut...