Datenschutz bei Wohnungsgenossenschaften / 2.1.1 Identifizierungspflichten

Bei einer Identifizierung des Vertragspartners nach GwG bzw. § 154 Abs. 2 AO hat die Genossenschaft bei natürlichen Personen folgende Angaben zu erheben und festzuhalten:

• Vorname und Nachname,
• Geburtsort,
• Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit,
• Wohnanschrift.

Nach dem GwG ist die Identität des Vertragspartners anhand eines gültigen amtlichen Ausweises, der ein Lichtbild enthält und mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird (§ 12 Abs. 1 GwG), festzustellen. Dazu werden entweder Kopien des Personaldokuments angefertigt oder es wird eingescannt und elektronisch gespeichert.

Verlagerung der Identifizierung auf einen Dienstleister

Das GwG eröffnet die Möglichkeit, die geforderten Sorgfaltspflichten auch durch einen externen Dienstleister erfüllen zu lassen (§ 17 GwG), z. B. über das Postident-Verfahren der Deutschen Post AG oder eine Videoidentifizierung.

In der Regel wird der Dienstleister die personenbezogenen Daten im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers erheben, sodass eine Auftragsverarbeitung vorliegt. Damit ist das Einholen von informierten Einwilligungen oder die Prüfung weiterer Rechtsgrundlagen nicht notwendig. Die Genossenschaft hat darauf zu achten, dass der eingesetzte Dienstleister angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergreift. Außerdem sind vertraglich Weisungsbefugnisse und notwendige Kontrollrechte sicherzustellen. Zudem ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister abzuschließen.

Weitere Informationen zur Auftragsverarbeitung finden Sie in dem Beitrag Dokumentationspflichten, Kap. 5 Auftragsverarbeitung.

Politisch exponierte Personen (PEP)

Nach § 15 GwG sind die verstärkten Sorgfaltspflichten insbesondere zu erfüllen, wenn es sich bei einem Vertragspartner oder bei einem ...