Um die Daten in der gewünschten Form zu verdichten, gehen Sie wie folgt vor:
Strukturierte Pivot-Tabelle
Setzen Sie die Eingabemarkierung in den Datenbestand und aktivieren Sie das Register Einfügen. Klicken Sie im Bereich Tabellen auf den Pfeil unter PivotChart und in der folgenden Auswahl auf PivotChart und PivotTable. Sie erhalten das Dialogfeld PivotTable erstellen (s. Abb. 3).
Abb. 3: Das Dialogfeld PivotTable erstellen unterstützt Sie beim Strukturieren der Daten
- Für den Fall, dass Sie sich in der Datenliste befinden, schlägt Excel automatisch den zu analysierenden Tabellenbereich vor. Über die Option Externe Datenquelle verwenden, haben Sie – wie bereits angesprochen – die Möglichkeit, auf eine andere Datenquelle zuzugreifen. Das ist für unser Beispiel nicht notwendig, da sich die Informationen bereits in einer Excel-Tabelle befinden.
- Akzeptieren Sie den Vorschlag Neues Arbeitsblatt und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
Sie erhalten ein neues Tabellenblatt mit einer leeren Grundstruktur für Pivot-Tabellen. Die Grundstruktur arbeitet mit folgenden Feldern (s. Abb. 4):
Abb. 4: Grundstruktur der Pivot-Tabelle mit Feldliste
- Berichtsfelder: Felder aus einer Liste oder Tabelle, die in einer Pivot-Tabelle im Seitenformat ausgerichtet werden. Dadurch erhalten Sie eine mehrdimensionale Pivot-Tabelle, von der man jedoch nachher immer nur eine Seite sehen wird. Sie erlauben dem Anwender, quasi einen Filter über die Daten zu legen und bestimmte Werte bei Bedarf ein- bzw. auszublenden. In älteren Excel-Versionen hatten diese Felder den Namen "Seitenfelder". Bezogen auf das aktuelle Beispiel ermöglichen Berichtsfelder, dass Sie je nachdem, welche Kriterien Sie als Berichtsfelder definieren, einzelne Seiten für Kostenstellen oder Kostenarten erstellen können.
- Zeilenfelder gruppieren die Daten horizontal. Anders ausgedrückt: Sie werden benötigt, um Felder als Zeilen auf der Berichtsseite anzuzeigen. Werden beispielsweise die Kostenarten Personal, Energie, Material untereinander aufgeführt, sind sie in Zeilenfeldern angelegt.
- Spaltenfelder gruppieren die Daten vertikal und werden eingesetzt, um die Felder als Spalten auf einer Berichtsseite anzuzeigen. Stehen die Monate Januar, Februar, März etc. nebeneinander, spiegeln sie Spaltenfelder wider.
- Wertefelder ersetzen die Datenfelder der Vorgängerversionen und nehmen in der Regel Zahlenwerte auf. Sie werden in erster Linie eingesetzt, um numerische Daten in einer Zusammenfassung anzuzeigen. Im Zusammenhang mit der Beispieldatei bietet es sich an, beispielsweise alle Nettoausgaben als Werte zu definieren.
- Nun beginnt das eigentliche Strukturieren der Daten. Ziehen Sie die Schaltfläche Kostenart der PivotTable-Feldliste in den Bereich Zeilenfelder hierher ziehen.
- Die Schaltfläche Monate müssen Sie im Bereich Spaltenfelder hierher ziehen positionieren und die Schaltfläche netto im Bereich Wertefelder hierher ziehen unterbringen. Last but not least schieben Sie die Schaltfläche Kostenstellen in den Bereich Berichtsfelder hierher ziehen.
Sie erhalten eine Übersicht, die nach Kostenarten und Monaten strukturiert ist (s. Abb. 5). Dabei handelt es sich im Gegensatz zur Ausgangstabelle um eine interaktive Tabelle. Sie können die Daten ab sofort nach wechselnden Gesichtspunkten an-, umordnen, zusammenfassen und analysieren.
Abb. 5: Die strukturierte Pivot-Tabelle
Alternative Vorgehensweise
Alternativ arbeiten Sie mit den Feldern unterhalb des Bereichs PivotTable-Feldliste. Dann ziehen Sie die Schaltflächen nicht in die Tabelle, sondern in den Bereich Felder zwischen den Bereichen nach unten ziehen (s. Abb. 4 rechts unten). Der Vorteil: Die Tabelle wird automatisch formatiert.
Technisch ist dies alles – wie Sie gesehen haben – mithilfe der Schaltflächen der PivotTable-Feldliste möglich. Je nachdem, wie Sie die Schaltfläche verschieben, wandern die zugehörigen Daten zeitgleich mit. Selbstverständlich können die Zeilen- und Spaltenbeschriftungen ebenfalls jederzeit mithilfe der Maus neu angeordnet werden. Mit jeder Anordnung der Elemente werden automatisch zusammengefasste Berechnungen erzeugt.
Lernen durch Experimente
Experimentieren Sie an dieser Stelle mit den Daten. Auf diese Weise werden sich Ihnen die Möglichkeiten von PivotTable schnell erschließen.
Weitere Differenzierung
Durch einen Klick auf den Pfeil, der zum Berichtfeld Kostenstelle gehört, können Sie sich den Datenbestand für eine einzelne Kostenstelle anzeigen lassen. Wenn Sie anschließend einen Doppelklick auf das Gesamtergebnis ausführen, erhalten Sie eine Auflistung der Vorgänge, die zum Ergebnis führen und somit detaillierte Informationen zur Kostenstelle.
Wenn Sie wissen wollen, welche Buchungen hinter dem Wert Abgaben im Monat April stecken, erhalten Sie die Information per Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag. Excel liefert diese Information in einer separaten Tabelle (s. Abb. 6).
Abb. 6: Herleitung der Abgaben im Monat April
Über die Befehlsfolge Piv...