Compliance im Arbeitsrecht / 2.1 Kontrolle von dienstlichen Unterlagen, Dateien und E-Mails

Der Zugriff auf dienstliche Unterlagen und/oder Akten ist regelmäßig unproblematisch zulässig.^[1] Der Arbeitgeber – aber auch Vorgesetzte oder Kollegen – können diese jederzeit herausverlangen und einsehen. Der Arbeitnehmer darf weder die Einsichtnahme noch die Herausgabe der Unterlagen oder Akten verweigern. Ihm steht im Hinblick auf dienstliche Unterlagen und Akten auch nicht sein allgemeines Persönlichkeitsrecht aus Art. 2 Abs. 1 GG in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 GG zur Seite, da dieses im Hinblick auf rein dienstliche Unterlagen oder Akten nicht betroffen ist.^[2]

Ob die dienstlichen Unterlagen oder Akten in Papierform oder in elektronischer Form angelegt sind, ist unerheblich. Die materielle Form der Unterlagen führt zu keiner Änderung des dienstlichen Charakters.^[3] Daher gelten für dienstliche Papierdokumente dieselben Regeln wie für Dateien oder dienstliche E-Mails. Denn ist die Privatnutzung verboten, so muss der Arbeitgeber bei einer Kontrolle keine Vorkehrungen treffen, um private Dateien von einer Kontrolle auszunehmen. Er darf ein vertragsgerechtes Verhalten des Arbeitnehmers unterstellen und somit davon ausgehen, dass keine privaten Dateien vorhanden sind.^[4]

Bei der Auswertung der Unterlagen und Dateien sowie Mails hat der Arbeitgeber jedoch datenschutzrechtliche Vorschriften zu beachten und z. B. die Inhalte der weisungswidrig privat angelegten Dateien/E-Mails aus der Prüfung auszunehmen, falls diese nicht gerade der Gegenstand der Untersuchung sind. Unerheblich ist bei der Auswertung wiederum, ob die dienstlichen Unterlagen oder Akten in Papierform oder in elektronischer Form angelegt sind. Die Vorgaben zum Recht des Arbeitnehmerdatenschutzes in § 26 BDSG, der bis zur Verabschiedung eines Arbeitnehmerdatenschutzgesetzes die zentrale Norm des Arbeitnehmerda...