Bürokratieabbau im Verein / 3.2 Alternative 2: Filtern und Ausblenden

Wem die Arbeit mit dem SVERWEIS zu kompliziert ist, kann mit der Filterfunktion arbeiten und überflüssige Informationen ausblenden. Mithilfe der Filterfunktion lassen sich in Excel Daten nach gewünschten Kriterien (z. B. Vorstandszugehörigkeit, Abteilungszugehörigkeit, Alter) filtern:

1. Dazu klickt man zunächst in die Datenliste und anschließend im Menü Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche Filtern. Die Überschriften erhalten am Ende der Zelle einen kleinen nach unten zeigenden Pfeil, über den man die Daten nach den gewünschten Kriterien heraussuchen kann.

2. Nach einem Klick auf den Pfeil des gewünschten Sortierkriteriums (zum Beispiel Abteilung) muss das Häkchen vor (Alles auswählen) entfernt werden. Anschließend setzt man das Häkchen bei der gewünschten Auswahl (siehe Abbildung 3).

   Abbildung 3: Einsatz der Filterfunktion in Excel mit Ergebnis

3. Danach werden die Spalten, deren Informationen nicht gezeigt werden sollen, ausgeblendet. Dazu klickt man in die entsprechenden Spaltenköpfe und im Start-Menü, Gruppe Zellen auf Format/Ausblenden und einblenden/Spalten ausblenden.
4. Das Ergebnis kann man dann als Ausdruck oder in Form eines PDFs weitergeben. Ein PDF generiert man über die Befehlsfolge Datei/Speichern unter und entscheidet sich im Feld Dateityp für pdf.
5. Im Anschluss an den Ausdruck beziehungsweise Speichervorgang können die ausgeblendeten Spalten über Start/Format/Ausblenden und einblenden/Spalten einblenden wieder angezeigt werden.