Bildung von steuerunschädlichen Rücklagen (§ 62 AO) und Nachweis der ordnungsgemäßen Geschäftsführung (§ 63 AO)

1 Problem/worum geht es?

Nach § 55 Abs.1 Nr. 5 AO müssen die Mittel des Vereins grundsätzlich zeitnah für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Zeitnah bedeutet, dass die Mittel spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Jahren für die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden müssen. Diese Vorgabe gilt allerdings nicht für Vereine mit jährlichen Einnahmen von insgesamt weniger als 45.000 Euro.

Für die Zuständigkeit der Bildung von Rücklagen und das dabei zu beachtende Verfahren ist die Satzung des Vereins maßgeblich. Dort ist vor allem zu regeln, welches Organ für die Entscheidung über die Bildung von Rücklagen zuständig ist.

Ausnahme: Der Verein bildet nach §§ 55 Abs. 1 Nr. 5 i. V . m. 62 AO Rücklagen.

Danach sind u. a. folgende Rücklagen zulässig:

• Zweckerfüllungsrücklage (z. B. für Projekte und Investitionen)
• Wiederbeschaffungsrücklage
• Betriebsmittelrücklage für periodische wiederkehrende Ausgaben (z. B. Löhne und Gehälter, Bewirtschaftung von Liegenschaften)
• Freie Rücklage
• Rücklage zum Erwerb von Gesellschaftsanteilen.

Die Voraussetzungen für die Bildung der Rücklagen hat der Verein dem Finanzamt gegenüber darzulegen. Die Bildung von Rücklagen muss der Verein in seiner Rechnungslegung – ggf. in einer gesonderten Nebenrechnung – ausweisen, damit eine Kontrolle jederzeit und ohne besonderen Aufwand durch das Finanzamt möglich ist (BFH, Urteil v. 20.12.1978, Az.: I R 21/76).

Für die Zuständigkeit der Bildung von Rücklagen und das dabei zu beachtende Verfahren ist danach die Satzung des Vereins maßgeblich. Dort ist vor allem zu regeln, welches Organ für die Entscheidung über die Bildung von Rücklagen zuständig ist.

Im Rahmen von aktuellen Prüfungen ist festzustellen, dass die Finanzämter dies prüfen und dargelegt haben wollen. In Einzelfällen ist die Bildung von Rücklagen...