Betriebsausgaben / 4 Zeitpunkt des Betriebsausgabenabzugs

Der Zeitpunkt des Abzugs der Betriebsausgaben ist abhängig von der Aufwendungsart und der Gewinnermittlungsart. Bei Einnahmenüberschussrechnern^[1] ist grundsätzlich der Zeitpunkt der Zahlung maßgebend,^[2] d.  h. der Verlust der tatsächlichen Verfügungsmacht. Bei bilanzierenden Unternehmen richten sich die Aufwendungen nach der wirtschaftlichen Verursachung. Der Betriebsausgabenabzug erfolgt in der Regel sofort, z. B. Erwerb von Umlaufvermögen, Löhne, Zinsen, Miete, Versicherungsbeiträge, betriebliche Steuern, Raumkosten, abzugsfähige Vorsteuern.

Es gibt einige Ausnahmen vom sofortigen Betriebsausgabenabzug. Werden z. B. Wirtschaftsgüter angeschafft (Anschaffungskosten) oder hergestellt (Herstellungskosten) und beträgt die betriebliche Nutzung mehr als 1 Jahr, erfolgt i. d. R. kein sofortiger Betriebsausgabenabzug, sondern eine Verteilung der Ausgaben über die entsprechende Nutzungsdauer im Wege der jährlichen Absetzung für Abnutzung nach § 7 EStG.

Von den Herstellungskosten zu unterscheiden sind Erhaltungsaufwendungen, d.  h. Aufwendungen für laufende Instandhaltung und Instandsetzung. Diese werden als laufende Betriebsausgaben gewinnmindernd berücksichtigt. Typische Beispiele hierfür sind Reparatur- und Wartungsarbeiten.

Im Gegensatz dazu werden sog. anschaffungsnahe Aufwendungen als Herstellungskosten angesetzt und die Betriebsausgaben in Form der jährlichen Abschreibung über die Nutzungsdauer geltend gemacht.^[3] Anschaffungsnahe Aufwendungen von Gebäuden liegen bei Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen vor, wenn diese innerhalb von 3 Jahren seit der Anschaffung des Gebäudes durchgeführt worden sind und die Aufwendungen 15 % der Anschaffungskosten vom Gebäude übersteigen.^[4]

Weitere Verteilungsmöglichkeiten von Erhaltungsaufwendungen von bestimmten Gebäuden (Sanierungsgebiet, Baudenkmäler) sind in § 4 Abs. 8 EStG geregelt. Dementsprechend sind die Aufwendungen (Betriebsausgaben) auf 2 bis 5 Jahre zu verteilen.