3.1 Ertragsteuerliche Behandlung beim Arbeitgeber
Betrieblich veranlasste Bewirtungen führen grundsätzlich zu Betriebsausgaben. Diese sind jedoch von einigen formellen Voraussetzungen abhängig und außerdem der Höhe nach begrenzt.
Im Einzelfall sind für die steuerliche Beurteilung die folgenden Prüfschritte zu beachten:
- Betriebliche Veranlassung: Die Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein. Aufwendungen für privat mitveranlasste Bewirtungen können insgesamt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dies ist z. B. für die Bewirtung anlässlich von Regattabegleitfahrten der Fall.
- Reine Arbeitnehmerbewirtung: Werden nur Arbeitnehmer bewirtet, sind die Kosten zu 100 % abzugsfähig. Gleiches gilt, wenn die Bewirtung zu den eigentlichen gewerblichen Leistungen gehört; das ist der Fall bei Gaststätten, Hotels, Fluglinien usw.
- Angemessenheit der Bewirtungsaufwendungen: Die Aufwendungen für andere (geschäftliche) Bewirtungen, können insoweit nicht abgezogen werden, als sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind, z. B. bei der Bewirtung von Lieferanten, Abnehmern oder Subunternehmern.
- Bewirtung aus geschäftlichem Anlass: Die restlichen, angemessenen Bewirtungskosten sind pauschal um 30 % zu kürzen. Hinsichtlich des 30-%-Anteils liegen begrifflich nicht abziehbare Betriebsausgaben vor.
Nachweis- und Aufzeichnungspflichten: Auch die anderen 70 % der Bewirtungsaufwendungen dürfen nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn bestimmte Beleg- und Aufzeichnungspflichten erfüllt werden:
- Die Namen der Teilnehmer, Ort, Datum und Anlass der Bewirtung müssen festgehalten werden.
- Die Rechnung der Gaststätte ist aufzubewahren.
- Die Aufwendungen müssen auf besonderen Konten verbucht werden.
Für geschäftliche Bewirtungsaufwendungen gelten verschärfte Anforderungen an die Form der Nachweisführung bei Gaststättenrechnungen. Zu den Nachweiserfordernissen, insbesondere bei digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnungen und Bewirtungsbelegen, hat die Finanzverwaltung umfassende Regelungen aufgestellt, die bei Bewirtungsbetrieben mit elektronischen Kassensystemen eine zertifizierte technische Rechnungsabsicherung für den Betriebsausgabenabzug von geschäftlichen Bewirtungen verlangen. Spätestens ab 1.1.2023 muss der Rechnungsbeleg den Angaben der Kassensicherungsverordnung entsprechen.
3.2 Bewirtung von Geschäftsfreunden
3.2.1 Bewirtungskosten zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig
Für geschäftliche Bewirtungen gilt, dass die Aufwendungen nur i. H. v. 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist also die Gaststättenrechnung pauschal um 30 % zu kürzen. Anders als bei reinen Arbeitnehmerbewirtungen, ist die Kürzung um 30 % auch für den Teil der Aufwendungen vorzunehmen, der auf den Verzehr des Betriebsinhabers oder seiner Arbeitnehmer entfällt.
Unter Bewirtung aus geschäftlichem Anlass werden nach den Vorstellungen des Gesetzgebers nur solche Bewirtungen verstanden,
- an denen Geschäftsfreunde, d. h. betriebsfremde Personen, teilnehmen und
- die in Zusammenhang mit einem betrieblichen Vorgang oder mit einer Geschäftsbeziehung stehen.
Es ist gleichgültig, ob bereits Geschäftsbeziehungen bestehen oder solche mit den bewirteten Personen erst angebahnt werden sollen. Ein geschäftlicher Anlass liegt auch vor, wenn es sich um bloße Besucher des Unternehmens handelt, deren Bewirtung als Teil der Öffentlichkeitsarbeit des Unternehmens anzusehen ist mit dem Ziel, Geschäftsabschlüsse allgemein zu erleichtern. Unter den Begriff "Geschäftsfreunde" fallen somit:
- Kunden,
- Lieferanten,
- Auftragnehmer,
- Auftraggeber ebenso wie
- sonstige betriebsfremde Personen, bei denen die Möglichkeit konkreter Geschäftsabschlüsse ausscheidet (z. B. Besichtigung eines Unternehmens durch eine Schulklasse, Behördenvertreter, Politiker, Reporter, Repräsentanten von Wirtschafts- oder Industrieverbänden, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer).
Dies gilt auch für die Bewirtung im Rahmen von Kommissionsgeschäften. Der Betriebsausgabenabzug ist auch für einen selbstständigen Außendienstmitarbeiter, der die Waren der Firma im eigenen Namen, aber auf fremde Rechnung vertreibt, nur mit 70 % zulässig.
Abzugsbeschränkung gilt nicht bei Freigetränken oder Kundschaftsbewirtungen
Die Abzugsbeschränkung gilt nicht für Bewirtungsleistungen durch gastronomische Betriebe, die der branchenüblichen Waren- oder Produktverkostung dienen. Typisches Beispiel ist das "Kundschaftstrinken" ("Werbebewirtungen"). Dasselbe gilt für unentgeltliche Leistungen, die Hotel- und Gastronomiebetriebe an zahlende Gäste als Nebenleistungen erbringen. Hierunter fällt auch die Bewirtung von Fluggästen durch Fluggesellschaften. Ebenfalls keine geschäftliche Bewirtung, die unter das Abzugsverbot fällt, begründet die Bewirtung von Busfahrern im Gastronomiebereich, wenn diese mit einem Bus voller potenzieller Kunden bei einer R...