Best Practice: Erstgespräch zum Einstieg in die digitale Buchhaltung

Florian Gößmann-Schmitt

Zusammenfassung

Durch die mediale Verbreitung der Themen Digitalisierung bzw. digitale Transformation und der Notwendigkeit diesen Weg zu gehen, ist es noch leichter als vor 2-3 Jahren die Mandanten vom Einsatz digitaler Werkzeuge zu überzeugen. Oft werden moderne Lösungen gezielt angefragt.

Vorbereiten mit einem Erstgespräch

In einem ersten Termin, oft auch per Videokonferenz, lernen wir den Mandanten und dessen Unternehmen kennen, wir fragen nach den kaufmännischen Prozessen, um einen Überblick zu erhalten, wo Daten für die Buchhaltung bereits in digitaler Form (WaWi-Programm oder DMS) vorliegen und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Dies dient der Vorbereitung auf den Nachfolgetermin, bei dem die kaufmännischen Prozesse und Abläufe im Unternehmen genau analysiert werden, um die bestmögliche Lösung zu finden. Eines der Hauptziele ist es, Medienbrüche zu erkennen und zukünftig zu vermeiden.

Analyse der Prozesse beim Mandanten

Hat sich der Mandant entschieden, unsere Kanzlei zu beauftragen, findet ein "Kick-off-Meeting" vor Ort statt. Bei diesem 1-2 stündigen Termin werden die dortigen Mitarbeiter eingebunden, die mit der Vorbereitung/Aufbereitung der Buchhaltung, dem Zahlungsverkehr und dem Personalwesen betraut sind.

Die Besprechung der Abläufe, wie z. B. die Rechnungsprüfung, Erfassung/Vorbereitung der Zahlungsträger etc., gibt Aufschluss darüber, wo es noch Medienbrüche gibt, z. B. wenn digital erhaltene Rechnungen oder bereits digitalisierte Rechnungen noch im Original oder als gedruckte Version durch die einzelnen Abteilungen zur Prüfung und Freigabe laufen oder wenn Zahlungsträger im Online-Banking noch vollständig händisch erfasst werden.

Zudem schauen wir uns an, wo Schnittstellen genutzt werden können – gerade, wenn bereits ein Warenwirtschafts- oder Rechnungsschreibungsprogramm im Einsatz ist. In diesen Fällen ist zu vermeiden, dass die Daten na...