Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung

Einführung

Berichtswesen und Kennzahlen haben die Aufgabe, Geschäftsleitung, Führungskräfte, Mitarbeiter und interessierte Dritte über ausgewählte und wichtige Sachverhalte des Betriebes gezielt zu informieren. Dabei wird vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben zu einem großen Teil auf selbst erstellte Lösungen mit Microsoft-Produkten, etwa Excel und/oder Powerpoint, zurückgegriffen. Aber auch professionelle Standard-Berichtssoftware kommt immer stärker zum Einsatz. Und in größeren Unternehmen geht der Trend zum sogenannten Self-Service-Controlling oder Self-Reporting, bei dem sich Führungskräfte selbst die Kennzahlen auswählen, die sie zur Steuerung in ihrem Bereich benötigten.

Unabhängig davon, welche Lösung vom Unternehmen verwendet wird, verführt der Leistungsumfang der Werkzeuge dazu, Berichte, Darstellungen und Abbildungen unbeabsichtigt mit Zusatzinformationen, Clip-Arts oder anderen grafischen Elementen zu überfrachten. Zwar zeigt der Ersteller der Berichte auf eindrucksvolle Art und Weise, dass er den Umgang mit der jeweiligen Software beherrscht. In der Folge geht aber ein Großteil der eigentlich wichtigen Aussagen verloren und erreicht die Empfänger nicht.

Ein gutes Berichtswesen zeichnet sich im Wesentlichen durch drei Dinge aus: Erstens strikte Ausrichtung an den Wünschen der Empfänger. Zweitens neben der bisherigen Entwicklung werden mögliche Abweichungen und passende Steuerungsmaßnahmen aufgezeigt. Außerdem erhalten Sie einen Ausblick auf die voraussichtliche Entwicklung bis zum Ende der laufenden Periode – und bei Bedarf auch darüber hinaus. Drittens Beschränkung auf möglichst wenige zentrale Aussagen und Darstellungen.

Um diese Zielsetzung zu erreichen und die Empfänger dazu zu bewegen, die bereitgestellten Informationen intensiv zu nutzen und mit ihnen ...