Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 6 Inhalte und Darstellungen regelmäßig überprüfen

Ein entscheidender Aspekt für Aufmerksamkeit und Interesse der Berichtsempfänger ist die regelmäßige – und gemeinsame – Überprüfung der einzelnen Berichte, der jeweiligen Inhalte, der Rahmenbedingungen und der zugrunde liegenden Layouts. Dazu sollte mindestens einmal pro Jahr ein Termin festgesetzt werden, bei dem sich alle Betroffenen zusammensetzen, das vorhandene Instrumentarium kritisch betrachten und auf Inhalte, Aktualität, Zielsetzung und den Nutzen für die Adressaten überprüfen.

Folgende Fragen sollten behandelt werden:

• Wer nutzt welche Berichte in welchem Umfang?
• Arbeiten die Empfänger regelmäßig mit den Berichten oder werden sie nur punktuell, z. B. bei der Analyse besonders großer Abweichungen, hinzugezogen?
• Wie beurteilen die Empfänger die Informationen, Präsentationen und Darstellungen allgemein? Wie kommen Sie an? Welche Meinungen haben die einzelnen Adressaten? Gibt es "Längen" in Berichten oder bei den Kennzahlen? Werden Sachverhalte nicht ausführlich genug dargestellt? Gibt es Änderungswünsche? Usw.
• Sind die dargestellten Inhalte noch aktuell? Können Sachverhalte entfallen? Sollen andere hinzukommen? Gibt es hierzu Konsens bei allen Teilnehmern oder liegen Meinungsunterschiede vor? Wie kann man diese Unterschiede beseitigen und für alle eine geeignete Lösung erzielen?
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