Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 3.1 Beispiel 1: Zentralbericht für die Geschäftsleitung

Das erste Beispiel für einen übersichtlichen und auf wenige wichtige Sachverhalte reduzierten Bericht ist der für die Geschäftsleitung. Diese hat sich auf die Darstellung und Analyse von monatlich sieben Themen beschränkt. Der Bericht enthält keine grafischen Elemente, sondern konzentriert sich auf die Darstellung von sieben zentralen, für die Geschäftsführung wichtigen Punkten.

"Highlight des Monats"

Der Bericht beginnt mit dem sogenannten "Highlight des Monats", in dem das jeweils herausragende Thema vorgestellt wird. Er zeigt darüber hinaus Kenngrößen, die zunächst selektiv und kumulativ als Plan- und Istwerte festgehalten sind. In einem zentralen, farblich hervorgehobenen Block stellt er dann den Jahresplanwert dem Erwartungs- bzw. Prognosewert gegenüber. Der Prognosewert ergibt sich aus den bisher aufgelaufenen Istwerten, ergänzt um eine überarbeitete Planung für die restlichen Monate des Jahres. Der rechte Teil der Tabelle hält Ursachen für – positive wie negative – Abweichungen in Stichworten fest. Darüber hinaus enthält er Maßnahmenvorschläge bzw. hält fest, welche Maßnahmen bereits umgesetzt werden, um die Abweichungen zu verringern.

Abweichungsursachen

Dieser Bericht hebt die Ursachen für eine Abweichung und natürlich die Maßnahmen für ihre Behebung hervor. Die wichtigsten Aspekte sind fett und kursiv dargestellt. Die zweitwichtigsten werden lediglich fett gedruckt. Alle anderen Aussagen sind nach dieser Logik weniger wichtig. So ist eine unmittelbare Orientierung für die Adressaten möglich und Handlungsschwerpunkte oder Entscheidungsbedarf lässt sich sofort erkennen.

Bei Interesse an weiter bzw. tiefer gehenden Informationen stehen der Geschäftsführung natürlich auch die detaillierten Berichte der Abteilungen, etwa aus der Produktion, dem Vertrieb oder der Persona...