Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 3 Beispiele für zukunftsfähige Berichte

Wie aussagekräftige und zukunftsfähige Berichte gestaltet werden können, wird im Folgenden anhand von 4 typischen Beispielen gezeigt. Diese sind angelehnt an Berichte eines produzierenden Unternehmens und können aufgrund der bereits angedeuteten Individualität des Berichtswesens nur Muster und Anregung zur Gestaltung des eigenen Reportings sein. Zudem hängen die Gestaltungsmöglichkeiten auch davon ab, ob ein Unternehmen ein selbst konzipiertes Reporting, beispielsweise auf Excel- oder Power-Point-Basis, verwendet oder ob es eine professionelle und standardisierte Software-Lösung nutzt. Unabhängig davon, welche Systemunterstützung gegeben ist, können und sollten die genannten Vorschläge umgesetzt werden, um den Nutzen der vorhandenen Werkzeuge weiter zu erhöhen.

3.1 Beispiel 1: Zentralbericht für die Geschäftsleitung

Das erste Beispiel für einen übersichtlichen und auf wenige wichtige Sachverhalte reduzierten Bericht ist der für die Geschäftsleitung. Diese hat sich auf die Darstellung und Analyse von monatlich sieben Themen beschränkt. Der Bericht enthält keine grafischen Elemente, sondern konzentriert sich auf die Darstellung von sieben zentralen, für die Geschäftsführung wichtigen Punkten.

"Highlight des Monats"

Der Bericht beginnt mit dem sogenannten "Highlight des Monats", in dem das jeweils herausragende Thema vorgestellt wird. Er zeigt darüber hinaus Kenngrößen, die zunächst selektiv und kumulativ als Plan- und Istwerte festgehalten sind. In einem zentralen, farblich hervorgehobenen Block stellt er dann den Jahresplanwert dem Erwartungs- bzw. Prognosewert gegenüber. Der Prognosewert ergibt sich aus den bisher aufgelaufenen Istwerten, ergänzt um eine überarbeitete Planung für die restlichen Monate des Jahres. Der rechte Teil der Tabelle hält Ursachen für – positive wie negative – Abweichungen in Stichworten fest. Darüber hi...