Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 2 Inhalte und Rahmenbedingungen mit Empfängern festlegen

Das Berichtswesen sollte auf der einen Seite verbindliche und standardisierte Strukturen aufweisen, um beispielsweise den Wiedererkennungswert zu erhöhen und den Empfängern den Umgang mit diesem Medium zu erleichtern. Dazu gehören z. B. ein bestimmtes Layout, eine einheitliche Struktur bei den Überschriften oder eine einheitliche Farbgebung. Das Monitoring stellt somit auch eine "Marke" und ein Qualitätsmerkmal des Controllings dar.

Auf der anderen Seite sollten so viele Elemente wie möglich individuell gestaltet und an den Wünschen der Empfänger ausgerichtet werden. Hier ist es in der Regel notwendig, einen Kompromiss zu finden, da es in der Praxis nahezu unmöglich ist, bei allen Empfängern Einigkeit in allen Punkten zu erzielen. Um beide Anforderungen bestmöglich erfüllen und umsetzen zu können, sollte versucht werden, die Beteiligten an der Konzeption des Reporting zu beteiligen, sie konkret nach ihren Wünschen zu fragen und diese, wo möglich, auch in die Gestaltung einzubinden. Hintergrund ist, dass eine wirkliche Akzeptanz bei den Empfängern am leichtesten zu erreichen ist, wenn sie aktiv in die Gestaltung mit einbezogen werden.