Aufbewahrungspflichten und Datenschutz im Spannungsverhä ... / 2 Aufbewahrungspflichten

Die arbeitgeberseitigen Aufbewahrungspflichten stehen in direktem Gegensatz zu den gesetzlichen Löschpflichten. Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben.^[1]

2.1 Zweck

Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt.

2.2 Begriffsdefinition "Aufbewahrungspflicht" und zeitliche Aufteilung

Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber neben den spezialgesetzlichen Pflichten eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich solcher Daten, die für den Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers erforderlich sind, z. B. Gegendarstellungen oder Stellungnahmen. Erklärungen des Arbeitnehmers sind auf sein Verlangen der Personalakte beizufügen.^[2] Im Übrigen ist eine Aufbewahrungspflicht immer dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht.^[3]

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht grundsätzlich keine Verpflichtung des Arbeitgebers zu einer vollständigen Aufbewahrung der Personalakte. Insbesondere die arbeitsvertraglichen Unterlagen müssen nicht aufbewahrt werden. Die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Unterlagen sind dagegen zwingend für einige Zeit aufzubewahren.^[4]