Grundsätzlich benötigt jeder Betrieb eine Aufbauorganisation. Er braucht Regeln für den Umgang der Beschäftigten miteinander. Anders als in großen Unternehmen kann in kleinen und mittelständischen Betrieben aber oft auf ein umfangreiches und detailliertes Regelwerk verzichtet werden. Es kommt in vielen Fällen zu Aufgabenüberschneidungen, da u. a. nicht im erforderlichen Umfang das notwendige Personal für eine einzelne Aufgabe verfügbar ist. In Kleinbetrieben übernehmen einzelne Mitarbeiter durchaus drei, vier oder mehr unterschiedliche Aufgaben. Der Informationsaustausch ist leichter und mit weniger Fehlern behaftet, da man sich meist gut kennt und genau weiß, mit welchen Aufgaben die anderen Beschäftigten betraut sind.
Generell sollte aber auch in kleinen Betrieben darauf geachtet werden, dass folgende Bereiche, die betrieblichen Funktionen, weit gehend getrennt und autark in die Aufbauorganisation eingehen. Die Darstellung erfolgt am Beispiel eines Produktionsbetriebes:
- Einkauf, Beschaffung von Rohstoffen, Waren und Leistungen
- Auftragsplanung/-vorbereitung
- Produktion und Lagerung
- Ggf. Projektarbeiten oder Auftragsfertigung
- Auftragsakquise/Verkauf/Vertrieb
- Transport und Logistik
- Entwicklung und Konstruktion
- Kalkulation und Kostenrechnung
- Rechnung stellen, Zahlungseingänge überwachen, verbuchen oder mahnen
- Andere Verwaltungsaufgaben, z. B. Personalbuchhaltung, Finanzplanung, Datenverarbeitung
- Geschäftsführung
Abbildung der Wertschöpfungskette
Diese Strukturierung bildet in den meisten Fällen die so genannte Wertschöpfungskette und somit auch die Reihenfolge der anfallenden Arbeiten in einem Fertigungsbetrieb ab:
- Zunächst werden im Einkauf die benötigten Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren, Vorprodukte oder Dienstleistungen beschafft und ggf. gelagert. Der Einkauf führt auch Bedarfsermittlungen durch, ist für den Angebotsvergleich oder die Wareneingangskontrolle verantwortlich.
- Über die Auftragsakquise bzw. den Verkauf werden Kundenaufträge beschafft, die über die Auftragsvorbereitung bzw. die Fertigung abgearbeitet und auf Ihre Qualität überprüft werden. Zum Verkauf oder Vertrieb gehören auch Aufgaben wie Absatzplanung, Werbung, Beantwortung von Anfragen, Erhaltung und Pflege von Kundenbeziehungen durch Kundendienst oder Kundenberatung
- Zur Produktion gehören neben der eigentlichen Herstellung Aufgaben wie Fertigungsplanung, Auftragsvorbereitung, Qualitätssicherung sowie Wartung und Instandhaltung der Anlagen.
- Die fertigen Erzeugnisse werden dann mit Hilfe der eigenen oder einer fremden Spedition an die Kunden versandt oder bei Bedarf zwischengelagert. Wobei es durchaus üblich und sinnvoll ist, die Lagerbereiche zusammen zu fassen und unter eine gemeinsame Verantwortung zu stellen. Häufig obliegen dem Einkauf oder dem Verkauf die Aufgaben der Lagerhaltung. Für jede Funktion bzw. für eine Gruppe von Funktionen kann dann eine eigene Kostenstelle eingerichtet werden.
Hinzu kommen übergeordnete Aufgaben und verwaltende Tätigkeiten, wie z. B. Buchhaltung, Kalkulation, Personalwesen und Datenverarbeitung. Da diese Verwaltungsarbeiten sich meist keinem der vorher genannten Bereiche direkt zuordnen lassen, werden sie in der Regel zusammen gefasst und separat betrachtet. Eine Ausnahme kann hierbei die Kalkulation darstellen. Soweit in einem Unternehmen Auftragsfertigung vorherrscht, kann es sinnvoll sein, die Kalkulation der Fertigung zuzuordnen. In jedem Fall ist eine enge Abstimmung zwischen Fertigung und Kalkulation notwendig, unabhängig von der Zuordnung dieser Aufgaben.
- Betriebe, die in kurzen Abständen neue Produkte oder Produktverbesserungen anbieten oder Produkte von einem Auftrag zum nächsten verändern müssen, fassen diese Aufgaben häufig in einem eigenen Bereich, der Konstruktion oder Entwicklung zusammen.
- Die Geschäftsleitung schließlich trägt die Gesamtverantwortung für eine Firma und trifft die grundsätzlichen Entscheidungen bei allen betrieblichen Fragestellungen. Hier laufen alle Fäden des Betriebes zusammen. Hinzu kommt die Aufgabe der langfristigen Unternehmensplanung und Existenzsicherung.
In der Praxis wird es auch hier vielfach zu Überschneidungen bzw. zur Zusammenlegung von Aufgaben oder Aufgabenpaketen kommen, beispielsweise können die kaufmännischen Arbeiten, einschließlich Einkauf, Verkauf und Verwaltung (Personal, Buchhaltung, Kalkulation, Finanzierung, Datenverarbeitung) auch zusammen gefasst und in einem Bereich abgebildet werden. In vielen Betrieben übernimmt auch der Geschäftsführer in Personalunion die Funktion des Einkäufers, des Verkäufers und der Verwaltung. Oder die Konstruktion und Entwicklung sowie das Lagerwesen sind der Fertigung angegliedert und werden in Personalunion vom Produktionsleiter übernommen.
Auslagerung von Tätigkeiten
In kleinen und kleinsten Betrieben ist es außerdem üblich, bestimmte Arbeiten nicht selbst durchzuführen, sondern an Dritte zu vergeben, etwa Buchführungsarbeiten an den Steuerberater oder die DATEV oder rechtliche Beratung an einen Anwalt. Auch Arbeiten r...