Arbeitszeugnis: Formelle Anforderungen / 1 Die äußere Form des Zeugnisses

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Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen. Mit Einwilligung des Beschäftigten kann es seit dem 1.1.2025 auch in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erteilt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt war die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen.^[1]

Für Zeugnisse für Auszubildende kann bereits seit 1.8.2024 die elektronische Form gewählt werden, wenn der Auszubildende dem zugestimmt hat.^[2] Dies gilt nach § 26 BBiG auch für "sonstige" Auszubildende, beispielsweise Praktikanten in einem freiwilligen oder Orientierungspraktikum bis zu 3 Monaten, dual Studierende in einem anerkannten Ausbildungsberuf oder auch Trainees, die ausgebildet werden. Trainees zur reinen Einarbeitung in den zukünftigen Beruf fallen aber nicht unter diese Regelung.

Bei der elektronischen Form ist neben der Einwilligung des Zeugnisempfängers eine qualifizierte elektronische Unterschrift notwendig; daraus entsteht das Problem des Ausstellungsdatums. Grundsätzlich müssen Endzeugnisse das Datum des letzten Tages des Arbeitsverhältnisses tragen. Bei der Verwendung eines anderen Datums könnte ein Leser des Zeugnisses sich fragen, warum das Datum des Zeugnisses nicht dem Enddatum des Arbeitsverhältnisses entspricht und gegebenenfalls daraus schließen, dass es um das Zeugnis eine Auseinandersetzung gegeben hat.^[3]

Eine gegebenenfalls notwendige Vor- oder Rückdatierung ist im Gegensatz zum Zeugnis in Schriftform bei der qualifizierten elektronischen Unterschrift wegen des automatisch erzeugten und unveränderlichen Zeitstempels nicht möglich. Die Rechtsprechung wird sich damit befassen müssen, ob Zeugnisse wenige Tage vor oder nach dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses noch elektronisch unterzeichnet werden können, ohne dass hierdurch negative Schlussfolgerungen entstehe...