Allgemeine digitale Aufbewahrung (FAQ der Bundessteuerbe ... / 2.2.29 Ist es zulässig, nach sechs Jahren Betriebsabschaltung (bzw. nach Ende ihrer aktiven Nutzung) nur noch den Zugriff nach Z 3 vorzuhalten? Muss ein Z1-Zugriff auch in der Nachbetriebsphase (Archivphase) gewährleistet sein, insbesondere bei reinen Archivsystemen? Unter welchen Voraussetzungen genügt ein strukturierter Z3-Zugriff in Form von Datenträgerüberlassung?

Bundessteuerberaterkammer K.d.ö.R.

Grundsätzlich hat die Finanzbehörde ein vollumfängliches Wahlrecht bzgl. der Zugriffsart (Z1-, Z2- oder Z3-Zugriff, auch kumulativ), dabei ist allerding der allgemeine Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten. Dieses kann sich frühestens nach Ablauf von fünf Kalenderjahren und bei gleichzeitig noch nicht begonnener Außenprüfung einschränken lassen:

BMF-Schreiben GoBD vom 14. Juli 2025:

Rz. 163

Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde nach dem Gesetz drei gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung.

Rz. 164

Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen (Rzn. 165 bis 170). Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (Rzn. 167 bis 170) zur Verfügung gestellt wird.

Eine Betriebsaufgabe fällt dem Wortlaut nach nicht unter "Systemwechsel" oder "Auslagerung". Da die Betriebsaufgabe jedoch ein "Weniger" zum Systemwechsel ist, da kein Übertrag in ein neues System erfolgt, ist (auch unter Beachtung der Verhältnismäßigkeit) ein alleiniger Z3-Zugriff vertretbar.

Jetzt kostenlos 4 Wochen testen

Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen