Rz. 17
Die Eigenurkunde empfiehlt sich zur Erledigung von Beanstandungen durch ein Grundbuchamt, Handelsregister, Genossenschaftsregister oder auch Vereinsregister. Sie genügt nicht zur Umsetzung materiell-rechtlicher Änderungen. Ihr Anwendungsbereich geht über die Feststellung des Eintretens von Ereignissen, die zur Wirksamkeit des Vertrags geführt haben, hinaus. Bedeutsam ist, dass auch bestimmte Handelsregisteranmeldungen durch die Eigenurkunde des Notars erklärt werden können.
Werden z.B. Satzungsänderungen, Verschmelzungen, Abspaltungen und Unternehmensverträge mit dem Zweck, die Wirksamkeit herbeizuführen, zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet und hat der Notar zuvor den Vorgang beurkundet oder beglaubigt, gilt er nach § 378 Abs. 2 FamFG als ermächtigt, die Eintragung zu beantragen. Der Geschäftsführer wird dann gar nicht benötigt, es sei denn, die Anmeldung enthält eine höchstpersönliche Versicherung.
Registergerichte und Grundbuchämter erkennen die Eigenurkunde in der Regel an. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßer Einsatz zum Vollzug einer vom Notar beurkundeten oder beglaubigten anderen Urkunde.
Rz. 18
Sind die Geschäftsführer zur Unterzeichnung einer Handelsregisteranmeldung nicht zugegen, beispielsweise nach der Beurkundung einer Gesellschafterversammlung über die Änderung des Gesellschaftsvertrags (Sitzverlegung), so kann der Notar die Registeranmeldung durch notarielle Eigenurkunde erledigen. Der Geschäftsführer wird nicht benötigt, denn der Notar vollzieht die Beurkundung der Gesellschafterversammlung mit seiner Eigenurkunde und ersetzt die notwendige verpflichtende Registeranmeldung, die keine höchstpersönlichen Versicherungen enthält. Der Einsatz der Eigenurkunde spart den Mandanten somit Zeit und die Eintragung im Handelsregister kann zügiger herbeigeführt werden.
Für den Notar verringert sich der Arbeitsaufwand. Häufigster Einsatz der Eigenurkunde ist es, Beanstandungen effektiv zu erledigen.