§ 2 Kanzleiorganisation / 4. Versendungsform fristwahrender Schriftstücke

Ivana Bugarin, Michael Brunner

Rz. 116

Die Versendung von fristwahrenden Schriftstücken ist mit größter Sorgfalt zu bearbeiten.

Bei dem Postausgang fristwahrender Schriftstücke müssen Sie einen Nachweis darüber führen,

▪	wann das betreffende Schriftstück abgesandt wurde,
▪	wann das betreffende Schriftstück bei dem Empfänger zugegangen ist.

Diese Schriftstücke sollten grds. aufgrund der aktiven Nutzungspflicht seit dem 1.1.2022, sofern möglich immer per beA, übermittelt werden. Sofern technische Gründe vorliegen, die eine elektronische Zustellung verhindern, ist ausnahmsweise eine Zustellung per Fax möglich. Die technische Störung muss dem Gericht unverzüglich mitgeteilt und begründet werden.

Rz. 117

Erst wenn Sie alle zwingend notwendigen und erforderlichen Arbeitsabläufe, die an die Versendung von fristwahrenden Schriftstücken gestellt werden, erfüllt haben, ist diese Post zu kuvertieren, ordnungsgemäß und richtig abzuwiegen, mit dem zutreffenden Porto zu versehen und zur Post zu bringen (ggf. ist zu prüfen, ob nach dem Versand des Schriftstücks – vorab per Telefax – eine besondere Versendungsform zu beachten ist.

Rz. 118

Für den Postausgang fristwahrender Schriftstücke ist daher ebenfalls eine Arbeitsanweisung zu treffen, die folgende Punkte beinhalten sollte:

Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen

Muster 2.7: Arbeitsanweisung Postausgang fristwahrende Schriftstücke

1.	Jedes fristwahrende Schriftstück ist von dem Postausgangs- und Fristensachbearbeiter darauf zu prüfen, ob es unterzeichnet ist.
2.	Es ist eine Prüfung vorzunehmen, ob die Unterschrift lesbar ist.
3.	Das Schriftstück ist auf Vollständigkeit der Seitenzahlen zu prüfen und darauf, ob die in dem Schriftstück genannten Anlagen beigefügt sind.
4.	Das Schriftstück ist darauf zu prüfen, ob der Empfänger richtig bezeichnet ist. Die aktuel...

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