Robert Engert, Winfried Simon
Die Entfernungspauschale steht jedem einzelnen der Mitfahrer (auch Ehegatten/Lebenspartnern) einer Fahrgemeinschaft zu, die gemeinsam zur Arbeit fahren, selbst dann, wenn sie bei demselben Arbeitgeber beschäftigt sind. Die Höhe der jeweiligen Entfernungspauschale richtet sich nach der für den einzelnen Mitfahrer kürzesten Straßenverbindung zu seiner ersten Tätigkeitsstätte. Diese ist mit der einfachen Entfernung von jedem Mitfahrer der Fahrgemeinschaft in seiner Anlage N einzutragen (vgl. Tz 11.12.7.2). Umwegstrecken, die zum Abholen der Mitfahrer zurückgelegt werden müssen, sind nicht in die Entfernungsermittlung einzubeziehen (Rz 19 des BMF-Schreibens vom 18.11.2021, BStBl I S. 2315). Ein von der Fahrgemeinschaft privat organisierter Treffpunkt ist im Übrigen kein "Sammelpunkt" i. S. des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG (vgl. Tz 11.12.2.12).
Für die Tage, an denen der Arbeitnehmer mit dem eigenen Kraftwagen fährt, gilt der Höchstbetrag von 4 500 EUR nicht, gleichgültig, ob nur ein Teilnehmer der Fahrgemeinschaft seinen Kraftwagen einsetzt und seine Kollegen jeweils abholt oder die Arbeitnehmer sich abwechseln. Für die Mitfahrer der Fahrgemeinschaft ist die Entfernungspauschale dagegen an den Arbeitstagen, an denen sie ihren Kraftwagen nicht einsetzen, auf 4 500 EUR begrenzt. Deshalb sind die Angaben zu den Arbeitstagen und Entfernungskilometern jeweils in einem getrennten Abschnitt einzutragen, z. B. unter "1. Angabe" in den Zeilen 32 bis 34 für die Tage, an denen der Arbeitnehmer mit dem eigenen Pkw gefahren ist, und unter "2. Angabe" in den Zeilen 40, 41 und 44 für die Tage, an denen der Arbeitnehmer Mitfahrer war.
Die Berechnung der Entfernungspauschale ist wie folgt vorzunehmen:
Bei wechselseitigen Fahrgemeinschaften kann zunächst der Höchstbetrag von 4 500 EUR durch die Wege an den Arbeitstagen ausgeschöpft werden, an denen der Arbeitnehmer mitgenommen wurde. Deshalb ist zunächst die (auf 4 500 EUR begrenzte) anzusetzende Entfernungspauschale für die Tage zu berechnen, an denen der Arbeitnehmer mitgenommen wurde. Anschließend ist die anzusetzende (unbegrenzte) Entfernungspauschale für die Tage zu ermitteln, an denen der Arbeitnehmer seinen eigenen Kraftwagen benutzt hat. Beide Beträge zusammen ergeben die insgesamt anzusetzende Entfernungspauschale (Rz 18 des BMF-Schreibens vom 18.11.2021, BStBl I S. 2315).
BEISPIEL:
A, B und C bilden eine wechselseitige Fahrgemeinschaft in der Weise, dass A von den insgesamt 210 Arbeitstagen an 70 Arbeitstagen die Arbeitnehmer B und C mit seinem Pkw von ihren Wohnungen abholt, um dann gemeinsam zur gleichen Arbeitsstätte zu fahren. An den übrigen 140 Tagen ist A Mitfahrer bei B und C. Die für A maßgebende kürzeste Straßenverbindung zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt 100 km.
Die Entfernungspauschale ist für A wie folgt zu ermitteln:
Tage, an denen A mitgenommen wurde: 140 Arbeitstage × 20 km × 0,30 EUR 140 Arbeitstage × 80 km × 0,38 EUR Summe |
840 EUR 4 256 EUR 5 096 EUR |
|
| Der Höchstbetrag von 4 500 EUR ist überschritten, anzusetzen sind daher |
|
4 500 EUR |
zzgl. Tage, an denen A selbst gefahren ist (unbegrenzt abziehbar): 70 Arbeitstage × 20 km × 0,30 EUR 70 Arbeitstage × 80 km × 0,38 EUR Summe |
420 EUR 2 128 EUR 2 548 EUR |
+ 2 548 EUR |
| anzusetzende Entfernungspauschale insgesamt |
|
7 048 EUR |
Die Umwege des A zu den Wohnungen des B und des C bleiben unberücksichtigt; es ist allein die kürzeste Straßenverbindung zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte maßgebend.
Setzt bei einer Fahrgemeinschaft nur ein Teilnehmer seinen Kraftwagen ein, kann er die Entfernungspauschale ohne Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4 500 EUR für Entfernung zwischen seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte geltend machen; eine Umwegstrecke zum Abholen der Mitfahrer ist nicht mit in die Entfernungsermittlung einzubeziehen. Den Mitfahrern wird gleichfalls die Entfernungspauschale gewährt, allerdings bei ihnen begrenzt auf den Höchstbetrag von 4 500 EUR. Ein Entgelt für die Mitnahme beeinflusst die Entfernungspauschale nicht. Die Einkünfte hieraus können allerdings – sofern sie die Freigrenze von 256 EUR erreichen oder übersteigen – als sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG einkommensteuerpflichtig sein (BFH-Urteil vom 15.3.1994, BStBl II S. 516). Bei den mitfahrenden Arbeitskollegen ist das von ihnen gezahlte Entgelt durch die Entfernungspauschale abgegolten und daher nicht zusätzlich als Werbungskosten abzugsfähig.