Working Capital, Planung und Steuerung

Kurzbeschreibung

Im Working Capital, vor allem in Forderungen und Beständen, ist in der Regel in erheblichem Maß Kapital gebunden. Vielfach ist zu beobachten, dass eine Kapitalbindung in der vorgefundenen Höhe nicht erforderlich ist, da sich die Betriebe nicht konsequent darum bemühen, Forderungen, Bestände (Vorräte) und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf ein für sie absolut notwendiges Maß zu reduzieren. Das Excel-Tool bietet Unterstützung bei der Optimierung des Working Capitals.

Die Grundlagen für die Umsetzung in Excel

Das Working Capital ist eine wichtige Kenngröße zur Beurteilung der Liquidität eines Unternehmens und wird ermittelt, indem man vom Umlaufvermögen die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen abzieht. Es wird auch als Nettoumlaufvermögen bezeichnet.

Eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise mit Hilfe von MS-Excel finden Sie in dem Beitrag "Verbesserung des Working Capital – So erhöhen Sie die Liquidität und steigern den Wert Ihres Unternehmens – mit Excel-Anwendung".

Der Aufbau der Excel-Tabelle

Arbeitsblatt Checkliste Bestandsaufnahme

An erster Stelle steht eine Checkliste, mit deren Hilfe geprüft werden kann, ob und welche Arbeiten notwendig sind und mit der der konkrete Handlungsbedarf identifiziert werden kann. Die Checkliste ist so aufgebaut, dass in der linken Spalte ausgewählte Fragen und Prüfpunkte formuliert sind. In der rechten Spalte besteht die Möglichkeit, Antworten, Bemerkungen oder Lösungsansätze für das eigene Unternehmen festzuhalten. Die Prüfpunkte in der linken Spalte können überschrieben werden, wenn Einzelaspekte nicht so wichtig sind oder sich im eigenen Betrieb andere Fragen stellen.

Arbeitsblatt Forderungen

Hier werden zunächst alle allgemeinen Angaben getätigt werden, da diese in der Regel automatisch in die übrigen Arbeitsblätter übernommen werden. Zu den allgemeinen Angaben gehören das Bearbeitungsdatum in Zelle T4, die Überschriften in den Zellen C6, H6 und O6, das Betrachtungsjahr (Zelle C7), die unterjährigen Stichtage/Quartale (Zellen C-F8), die übrigen zu betrachtenden Jahre (Zellen O-S7) sowie die Überschriften zu diesen Jahren (Zellen O-S8). Im Beispiel wurde das Jahr 2003 als eigentliches Planjahr, das Jahr 2004 als Folgejahr sowie die Jahre 2002 und 2001 als Referenzjahre der Vergangenheit eingegeben.

Teil 1: Forderungen

Ab hier werden die individuellen Eingaben zu jedem Bereich, hier also den Forderungen, getätigt. In der Spalte B können bis zu zehn Einzelforderungen bzw. Einzelkunden namentlich sowie die verbleibende restliche Forderungssumme eingetragen werden

Im nächsten Block "geplante/laufende Maßnahmen" ab Spalte H kann jetzt individuell festgelegt werden, welche Maßnahmen zur Reduktion des Forderungsbestands zum Einsatz kommen sollen. Die Summe der Reduktion je Einzelkunde bzw. die Summe der Reduktion des gesamten Forderungsbestands wird in Spalte N abgebildet.

In Spalte O wird nun ein Erwartungswert für das laufende Jahr berechnet, indem von der Summe der Ursprungsforderungen der Spalte G die Summe der Reduktionsmaßnahmen aus Spalte N abgezogen wird. Dieser Wert kann aber auch den Wünschen der Bearbeiter entsprechend überschrieben und angepasst werden. In den Spalten P und Q können ergänzend überarbeitete Zielwerte für das laufende Jahr – wenn sie sich von den Erwartungswerten unterscheiden – sowie neue Zielgrößen für das darauf folgende Jahr eingegeben werden.

In den Spalten R und S besteht die Möglichkeit, zu Vergleichszwecken die Istwerte für zwei Jahre der Vergangenheit einzugeben. Schließlich dient die Spalte T noch dazu, ergänzende Bemerkungen und Erläuterungen zu den einzelnen Positionen festzuhalten. Sie können damit später nachvollziehen, warum welche Maßnahme zum Tragen gekommen ist.

Ziele und Termine

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Umsetzung ist die Formulie-rung konkreter Ziele und Termine für die Erledigung. Auch die Benennung von Umsetzungsverantwortlichen trägt unmittelbar zum Erfolg einer Maßnahme bei. Diese Festlegungen können im Block "Ziele und Termine" des Arbeitsblattes geschehen.

Teil 3: Liquide Mittel/Sonstiges Umlaufvermögen

Um das Working Capital vollständig berechnen und im Arbeitsblatt "Ergebnisse" richtig darstellen zu können, sind neben den genannten Bereichen auch Informationen zum sonstigen Umlaufvermögen erforderlich. Beim sonstigen Umlaufvermögen handelt es sich im Wesentlichen um die liquiden Mittel, also Bankguthaben und Kassenbestände (Zellen B53-57). Diese Positionen sind im unteren Drittel des Arbeitsblattes zu finden.

Arbeitsblätter Bestände und Vorräte sowie Verbindlichkeiten

Die Arbeitsblätter "Bestände und Vorräte" sowie "Verbindlichkeiten" sind in Bezug auf Layout und Struktur identisch mit dem Arbeitsblatt "Forderungen". Die Ausnahme ist dass es hier jeweils nur die zwei Teile "Bestände und Vorräte" bzw. "Verbindlichkeiten" sowie "Ziele und Termine" gibt. Auch sämtliche Eingaben erfolgen in den gleichen Feldern wie im Arbeitsblatt "Forderungen". Der nahezu einheitliche Aufbau erleichtert dem Anwender den Umgang mit den Arbeitsblättern und stellt sicher, dass er sich schneller vertraut macht mit der Systematik und der Wirkungsweise der Datei. Die Überschriften und Bezeichnungen der Zei...