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25.11.2020

HR und seine Aufgaben in Zeiten der Digitalisierung

Veit Lemke
Experte für HR-Digitalisierung, HR-Prozesse, Off- & Onboarding
Operative HR-Aufgaben und strategische HR-Themen spielen in der digitalen Transformation eine zentrale Rolle.

Operative HR-Aufgaben und strategische HR-Themen spielen in der digitalen Transformation eine zentrale Rolle.

HR ist von der Digitalisierung nicht nur betroffen, sondern spielt gleichzeitig eine aktive Rolle. Einerseits soll HR seine eigene operative Personalarbeit verändern, andererseits soll HR aber auch den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen proaktiv mit begleiten. Zur „technischen“ Digitalisierung im Transformationsprozess kommen auch „externe“ Einflussfaktoren hinzu, mit denen sich insbesondere die HR-Abteilung auseinandersetzen muss:

  • Demografischer Wandel
  • Fachkräftemangel
  • Umwelt
  • Neue (mobile) Formen der Informationsvermittlung
  • Wertewandel

Diese Faktoren verändern die Anforderungen an Unternehmen und damit auch an die HR-Aufgaben: Die Personalverwaltung schlägt sich mit Aufgaben wie Flexibilisierung und Agilität herum. Die generelle Diskussion über die neue Arbeitswelt ist in vollem Gange. Arbeit soll heute schon mobil, ortsunabhängig und ressourcenschonend sein – vielleicht auch schon in gemeinsamen virtuellen Räumen. Mit dem Wertewandel definieren jüngere Generationen den Begriff „Erfolg“ neu und wollen lieber mehr work-life-balance als silberne Schreibtischlampen.

Operative HR-Aufgaben vs. strategische Personalarbeit

Bevor man in die Diskussion einsteigt, wie HR als Treiber der Digitalisierung wirken kann, sollte man sich anschauen, wie denn die Zeit der HR-Aufgaben verteilt ist. Lt. der HR-Studie der Uni Halle-Wittenberg (2020) sind dies vor allem „operative Arbeit“ (52%) und Administration (37%). Da bleiben nur 11% für strategische Arbeit übrig. Die größten Zeitfresser hierbei sind:

  • Dokumente bearbeiten (65%)
  • Daten managen (50%)
  • Mitarbeiteranfragen beantworten (42%)

Dass mit diesem Übermaß an operativen HR-Aufgaben die strategische Personalarbeit und die aktive digitale Transformation auf der Strecke bleiben, liegt auf der Hand.

Woran liegt dieses Übergewicht an operativen HR-Aufgaben?

Mit den HR-Software-Ansätzen, die es auf dem Markt gibt (Stichwort: People Operations Plattform), könnte eine Verminderung des Workloads der operativen Personalarbeit durchaus möglich sein. Warum passiert dies nicht häufiger? Nun, auch hier gilt vermutlich, dass der Mensch nur ungern sicheres Terrain verlässt und grundsätzlich Veränderungen skeptisch gegenübersteht. Der digitale Fortschritt kommt scheinbar nur langsam in den Personalverwaltungen, insbesondere kleiner und mittelständischer Unternehmen an. Personalakten werden beispielsweise trotz vielfältiger digitaler Möglichkeiten noch immer teilweise analog gehandhabt. HR-Dokumente werden weder digital erstellt noch gemanagt. Neben der Effizienzproblematik bei den HR Administrator-Aufgaben kommt da auch noch die Compliance-Herausforderung dazu. Teilweise ist es auch so, dass das Top Management weitestgehend keine Ahnung von den Digitalisierungs-Themen hat. Wie also soll ein Unternehmen die digitale Transformation meistern, wenn der Chef nach wie vor in Hierarchien, 5 Jahresplänen und alten Management-Konzepten denkt?

Die Studie „HR drives digital“ (2019) der Dualen Hochschule BW Lörrach macht 5 Haupthindernisse für die Digitalisierung bei den HR-Aufgaben aus:

  • Mangelnde digitale Kompetenzen
  • Generationenunterschiede
  • Fehlendes Budget
  • Geringe IT-Infrastruktur und -Nutzung
  • Keine passenden Personalressourcen

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass bei HR die Kompetenzanforderungen – sowohl an Mitarbeitende als auch an Führungskräfte – verändert werden müsste. Ebenso sollte die budgetäre Ausstattung und IT-Unterstützung für die operative Personalarbeit erhöht werden. Ohne eine diesbezüglich geplante Digitalisierungsstrategie sind die HR-Aufgaben nicht (mehr) effizient und zukunftsgerichtet zu bewältigen.

Von der Personalverwaltung zu Digital HR – so geht‘s

Ein Patentrezept für eine erfolgreiche Digitalisierung der HR-Aufgaben gibt es nicht. Dafür sind die Ausgangslagen zu verschieden. Mit folgenden Schritten lassen sich aber viele Stolpersteine verhindern:

  1. Schaffen Sie Ressourcen, um sich dem Thema annehmen zu können.
  2. Stellen Sie ein Team zusammen, das offen und fähig ist, den digitalen Wandel voranzutreiben. Dieses muss keinesfalls ein reines HR-Team sein. Bringen Sie Ihr Team auf den neuesten Stand.
  3. Entwickeln Sie eine HR Strategie, welche Ihre Mitarbeitende ins Zentrum stellt.
  4. Leiten Sie eine End-to-End-Digitalisierungsstrategie ab. Denken Sie Prozesse aus Endkundensicht durch.
  5. Starten Sie mit Themen, die den größten Mehrwert liefern (z.B. operative HR-Aufgaben) und verkaufen Sie Ihre Strategie intern mit einem Business Case.

Digitalisierung der operativen HR-Aufgaben bzw. operativen Personalarbeit

Digitalisierte operative HR-Aufgaben machen es der Personalabteilung leicht, Mitarbeitern zu jeder Zeit und überall zu helfen, sei es bei der Beantwortung einer einfachen Frage oder bei der Bearbeitung eines komplexeren Themas wie zum Beispiel dem Erziehungsurlaub. Fast jeder zeitraubende manuelle HR-Prozess kann automatisiert werden. Mitarbeiteranfragen können gezielt und nachhaltig in einem Wissensportal beantwortet werden. Alle Personaldokumente können digitalisiert und anschließend aktiv gemanagt werden. Diese HR-Digitalisierung der operativen Personalarbeit erfolgt innerhalb einer Plattform, die Security- und Compliance-Risiken erheblich reduziert und Produktivität und Agilität deutlich steigert. Für Ihre (HR-)Mitarbeiter ergibt sich eine deutlich verbesserte Employee Experience und weitere Vorteile

  • Ein aus dem Privatleben gelerntes, digitales und modernes HR-Erlebnis – auch bei der operativen Personalarbeit
  • Möglichkeiten, vorgefertigte Antworten zu speichern, während der Bearbeitung einer Anfrage direkt auf die Personalakte zuzugreifen oder manuelle Arbeiten zu automatisieren.
  • Über ein Wissensportal können Informationen auf Wunsch und Möglichkeiten zum „Self-Service“ angeboten werden.
  • Wiederkehrende operative HR Aufgaben werden in einem hohen Standard automatisch erfüllt.
  • Innerhalb eines Prozesses oder Tickets könne schnell komplexe Dokumente erstellt werden.
  • Die Arbeitslast Ihrer HR-Administratoren wird gesenkt, da Mitarbeiter viele Möglichkeiten zum „Self-Service“ zur Verfügung haben.
  • Mitarbeiteranfragen können zu jeder Zeit – egal ob der Mitarbeiter außer Haus, an einem anderen Standort oder ohne Schreibtisch und Computer ist – bearbeitet werden.
  • Bei allen HR-Prozessen und Anfragen, sorgen Sie für Transparenz, sodass Ihre Mitarbeiter den Status verfolgen können

Als Beispiel können Sie sich die Personal-Eintritts-, Versetzungs- oder Austritts-Prozesse vorstellen: Viele dieser administrativen Aufgaben können einfach in wiederkehrende digitale Workflows umgewandelt werden. Diese sind identisch auch über mehrere Standorte eines Unternehmens hinweg. Dem HR-Mitarbeiter bleibt so mehr Zeit für andere Aufgaben.

Fazit: Gleichzeitig Digital HR Administrator und strategischer Personalberater?

In Zeiten der Digitalisierung sollte HR neben den operativen auch mehr Zeit für strategische Themen und Aufgaben haben. Eine Digitalisierung der operativen HR-Aufgaben bietet hier enorme Potenziale, die den HR-Mitarbeitern den inhaltlichen und zeitlichen Spagat zwischen Digital HR Administrator und strategischem Personalberater ermöglichen. Neben einer reibungslos funktionierenden Personalverwaltung verbessert sich auch die Employee Experience erheblich, da auch am Arbeitsplatz moderne und schnelle Informationshilfen und Prozesstools genutzt werden können. So ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern ein modernes, digitales HR-Erlebnis und lange Servicezeiten gehören der Vergangenheit an.

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