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Mitarbeiter­dokumente DIGITAL VERTEILEN

Speichern und verteilen Sie zum Beispiel Entgeltabrechnungen digital. Sorgen Sie für einen sicheren Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf ein digitales und persönliches Postfach.

  • Sparen Sie Papier-, Druck und Portokosten
    Allein 10.000 Euro jährlich bei 1.000 Mitarbeitern
  • Gewinnen Sie Zeit & Ressourcen
    Digitalisierung von zeitaufwendigen Prozessen
  • Stärken Sie Ihr Employer Branding
    Komfortable Bereitstellung von Entgeltabrechnungen
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Gewinnen Sie Zeit & reduzieren Sie Kosten

In Personalabteilungen müssen regelmäßig zahlreiche HR Dokumente an Mitarbeiter verteilt werden. Prominentes Beispiel ist die Entgeltabrechnung. Jeder Mitarbeiter erhält sie, doch die Verteilung in Papierform kostet HR viel Zeit und verursacht hohe Kosten für Papier, Drucker & Kuvertierung und Porto.

Allein auf ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern kommen Kosten in Höhe von über 10.000 Euro jährlich zu. Hier eine Beispielrechnung:

Neben der Gehaltsabrechnung kommen die Erstellung und Versendung weiterer Personaldokumente dazu. Entsprechend erhöhen sich die Kosten signifikant.

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Gewinnen Sie Zeit & reduzieren Sie Kosten

In Personalabteilungen müssen regelmäßig zahlreiche HR Dokumente an Mitarbeiter verteilt werden. Prominentes Beispiel ist die Gehaltsabrechnung. Jeder Mitarbeiter erhält sie, doch die Verteilung in Papierform kostet HR viel Zeit und verursacht hohe Kosten für Papier, Drucker & Scanner.

Allein auf ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern kommen Kosten in Höhe von über 10.000 Euro jährlich zu. Hier eine Beispielrechnung:

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Neben der Gehaltsabrechnung kommen die Erstellung und Versendung weiterer Personaldokumente dazu. Entsprechend erhöhen sich die Kosten signifikant.

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Elektronisches Schließfach

Digitalisierung bietet einen besseren Mitarbeiterservice

In einer digitalen Welt mit Apps & Co. erwarten Mitarbeiter auch ein digitales Erlebnis und digitale Services in ihrem Unternehmen. Durch den digitalen Zugriff auf HR Dokumente wie der Entgeltabrechnung ist ein erster wichtiger Schritt getan. Dabei erhält jeder Mitarbeiter einen eigenen Online-Speicher, in dem alle persönlichen und sensiblen Dokumente sicher gespeichert sind (2FA). Neue Dokumente fügt die HR einfach hinzu. Das spart Zeit und Kosten und bietet Mitarbeitern gleichzeitig eine digitale Experience und entsprechend einen verbesserten Service der HR.

Haufe HR Service – Digitalisieren Sie HR Anfragen für Mitarbeiter

DIE Vorteile auf einen Blick

Die Lösung: Das elektronische Schließfach

Das HR Tool ermöglicht die Verteilung von Dokumenten, wie Entgeltabrechnungen oder Arbeitsbescheinigungen, direkt in das elektronische Schließfach des Mitarbeiters. So erhöhen Sie die Produktivität, indem Sie die Verteilung Ihrer HR Dokumente automatisieren. Gleichzeitig haben auch Mitarbeiter jederzeit, von überall, von jedem Gerät Zugriff auf den Online-Speicher. Eine Win-Win-Situation, die sich nebenbei für HR auch noch auszahlt.

Pflichterfüllung / Compliance
  • Verteilen Sie Entgeltabrechnungen über ein sicheres, personalisiertes Postfach an Ihre Mitarbeiter

  • Nach Austritt eines Mitarbeiters können Sie die notwendigen Dokumente ganz einfach aushändigen

  • Einhaltung der Compliance mit Dashboards und Prüfprotokollen

  • Erhöhte Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Benefits für Mitarbeiter
  • 10 GB persönlicher Online-Speicher

  • Komfortable Bereitstellung von Abrechnungen und weiteren HR relevanten Unterlagen

  • Nutzung auch für private Dokumente möglich

  • HR Dokumente und Schließfach bleiben auch nach Austritt aus dem Unternehmen 50 Jahre im Zugriff (Stiftungsfinanzierung)

  • Sicheres Teilen von Dokumenten (z.B. zur Bereitstellung für Banken und Steuerberater)

Employer Branding / HR Service Level
  • HR Service Level wird erhöht und für Mitarbeiter sichtbar

  • Zusätzlicher Benefit durch digitale Kommunikation an Ihre Mitarbeiter

  • Mitarbeiter erhalten 24/7 Zugriff auf ihre Dokumente

Kosteneinsparung
  • Keine Kosten mehr für Porto & Papier

  • Keine Aufwände für Kuvertierung

  • Freiraum für wertschöpfende HR Themen

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Entdecken Sie digitale HR Services von Haufe in einer persönlichen und unverbindlichen Online Demo (ca. 20 Min.).

Über 6.000 Unternehmen weltweit vertrauen auf HR Software von Haufe. Darunter ...
Zufriedene Kunden von Haufe
Wir kennen die Anforderungen von HR im Umgang mit personenbezogenen Daten und halten die höchsten Qualitäts- und Datenschutzstandards ein​.
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