Darauf sollten Personaler achten.

Checkliste zum Datenschutz

Im Umgang mit personenbezogenen Daten ist in der Personalabteilung so einiges zu beachten. So müssen bei jeder Speicherung und Nutzung die rechtlichen Vorgaben des Datenschutzes beachtet werden. Doch worauf ist zu achten? Unsere Checkliste zum Datenschutz in der Personalabteilung gibt Ihnen Orientierung und erleichtert den DSGVO-konformen Umgang mit Personaldaten.

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Datenschutz in der Personalabteilung

Ohne personenbezogene Daten ist die Arbeit in der HR nicht vorstellbar. Keine Abrechnung oder Einstellung wäre möglich, ebenso wenig wie die Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Personenbezogene Daten gehören zum HR-Alltag schlichtweg dazu – von aktuellen, ehemaligen, aber auch von künftigen Mitarbeitern.

Um den Datenschutz auf eine rechtssichere Basis zu stellen, muss die HR eine ganze Reihe von Prozessen im Blick behalten, die oft auch abteilungsübergreifend sind. Mit einem durchdachten Datenschutzmanagement behalten Sie jederzeit den Überblick über notwendige Maßnahmen. Dabei unterstützt Sie unsere übersichtliche Checkliste zum Datenschutz in der Personalabteilung. Diese führt die sieben wichtigsten Punkte auf, die Sie im Daily Business ganz einfach abhaken können.

Die Checkliste zum Datenschutz in der Personalabteilung

Von der Einverständniserklärung bis zum Datenschutzbeauftragten: Unsere übersichtliche Checkliste ist eine praktische Hilfe zu den wichtigsten Datenschutzbestimmungen. Sie können die Checkliste herunterladen, ausdrucken und als Muster für Ihre Datenschutzprüfung nutzen.

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Werden personenbezogene Daten erhoben, ist grundsätzlich eine schriftliche Einwilligungserklärung der betroffenen Person erforderlich – unabhängig davon, ob es sich um einen Mitarbeiter, einen Bewerber oder um einen Partner handelt. Einzige Ausnahme: Nur wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt und dies gegenüber den Interessen des Betroffenen überwiegt, ist eine Datenerhebung ohne Einwilligung rechtens – beispielsweise bei einem Betrugsverdacht.

Auch die Einwilligungserklärung selbst ist an bestimmte Anforderungen gebunden. Sie muss durch eine entsprechende Überschrift deutlich als Einverständniserklärung gemäß DSGVO erkennbar sein. Ebenso sollte der Verarbeitungszweck konkret und in leicht verständlicher Sprache angegeben sein. Der gesamte Umfang und die Art der Datenerhebung sind Teil der Informationspflicht ebenso wie die Speicherdauer.

Eine Schlüsselrolle beim Datenschutz in der HR spielt die Verwaltung von Zugriffsrechten. So dürfen nur tatsächlich Befugte Zugriff auf die Beschäftigtendaten erhalten. Um den Überblick zu behalten, ist ein Rollen- und Berechtigungskonzept grundlegend sinnvoll. Dieses führt die Rechte der jeweiligen Personengruppen im Unternehmen auf. So ist beispielsweise festgelegt, welche Daten Mitarbeiter über die Stammdaten hinaus einsehen dürfen. Digitale Personalakten machen die Rechtevergabe leicht. In der HR vergeben Sie entsprechend Ihrem Rollenkonzept per einfachem Klick digitale Zugriffsrechte. Kurzfristige Anpassungen bei Veränderungen sind dadurch jederzeit möglich. So können Personengruppen immer nur auf bestimmte Inhalte zugreifen.

Ob Name, Geburtsdatum oder Kontonummer: Personalabteilungen verfügen über eine ganze Reihe von personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter. Doch ab wann müssen sie laut Datenschutz gelöscht werden? Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb und geht somit der Grund für die Datenerhebung verloren, ist die Datenlöschung Pflicht. Es sei denn, es besteht ein berechtigtes Interesse. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn der ehemalige Mitarbeiter noch Vergütungsansprüche hat oder die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dagegensprechen.

Ist eine Datenlöschung erforderlich, gilt sie für alle Systeme, in denen personenbezogene Daten gespeichert sind. Dazu gehören insbesondere Personalakten – unabhängig davon, ob es sich um Akten in Papierform oder um digitale Personalakten handelt. Die digitalen Tools haben jedoch den Vorteil, dass sie schnell und effizient die Datenlöschung ermöglichen.

Jeder Mitarbeiter hat das Recht, selbst über seine Daten zu bestimmen. Dies bedeutet, er kann selbst festlegen, welche Informationen über ihn gespeichert werden und wer sie einsehen darf. Zugleich hat er einen Anspruch auf Offenlegung. Die HR ist bei der Nachfrage eines Beschäftigten demnach verpflichtet, Auskunft zu erteilen – über alle gespeicherten Daten, über die Datenquelle, über zugriffsberechtigte Personen und über den Speicherzweck. Auch hierbei erweisen sich digitale HR-Softwarelösungen als effiziente Helfer. Denn mit ihnen können Personaler über angepasste Zugriffsrechte kurzfristig Einsicht gewähren.

Ohne Ausnahme: Personenbezogene Daten müssen immer korrekt und auf dem neuesten Stand sein. Um dies gewährleisten zu können, ist eine regelmäßige Prüfung und Abfrage erforderlich. Sind Daten veraltet oder der Daten-erhebungszweck nicht mehr gegeben, werden sie gelöscht. Unrichtige Angaben müssen hingegen korrigiert werden. Außerdem ist es entscheidend, dass die Datenspeicherung immer nach den neuesten Vorgaben erfolgt. Intelligente Tools bieten den Vorteil, dass sie automatisch Neuerungen ins System laden können.

Die Weitergabe von Daten an Dritte wie beispielsweise den Buchhalter oder externe Partner ist grundsätzlich nur dann erlaubt, wenn der betroffene Mitarbeiter dem Verfahren zustimmt. Doch auch, wenn eine Zustimmung vorliegt, dürfen die Daten nicht einfach ungefiltert weitergereicht werden. Die Übermittlung muss verschlüsselt und in abgetrennter Form erfolgen. Dadurch möchte der Gesetzgeber Missbrauch vorbeugen und verhindern, dass Dritte zu viel Einblick in die Daten einer Person erhalten.

Ob ein Datenschutzbeauftragter in Ihrem Unternehmen Pflicht ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Geht es um die Verarbeitung und Speicherung besonders sensibler personenbezogener Daten oder ist die Datenverarbeitung besonders umfangreich im Unternehmen, ist die Benennung eines Datenschutzverantwortlichen in der Regel verpflichtend. Ebenso ist entscheidend, wie viele Personen sich ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Laut BDSG ist eine Zahl von mindestens zehn Personen als Kenngröße festgelegt.

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