Digitales korrekt archivieren

Zunehmende Bedeutung des elektronischen Kontoauszugs

Bankfiliale war gestern – und wird häufig nur noch dann benötigt, wenn das Bargeld ausgeht. Der Kontoauszugsdrucker wird durch den heimischen PC ersetzt. Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug immer stärker an Bedeutung. Banken übermitteln Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kunden.

Ausdruck allein reicht nicht aus – digitale Archivierung

Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten, teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form. Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt. Für Unternehmer werden die digitalen Auszüge zum Problem, wenn sie nicht digital archiviert werden. Denn die Finanzverwaltung vertritt den Standpunkt, dass Kontoauszüge, die elektronisch übermittelt werden, originär digitale Belege sind. Mit anderen Worten: Ausdrucken allein reicht nicht. Digitale Belege müssen immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahrt werden. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Denn der Ausdruck ist lediglich eine Kopie.

Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente prüfen und protokollieren

Das Bayerische Landesamt für Steuern weist in einem aktuellen Schreiben darauf hin, dass Unternehmer darüber hinaus bereits beim Eingang der Kontoauszüge prüfen müssen, ob die Dokumente echt und unversehrt sind. Diese Prüfung muss nach den Vorgaben der Finanzverwaltung dokumentiert und protokolliert werden. Das mutet etwas technisch an, ist aber in der Praxis auch für kleinere Unternehmen umsetzbar. Denn für das Überprüfen elektronischer Rechnungsbelege sollte bereits ein Kontrollverfahren im Unternehmen existieren, das auch auf digitale Kontoauszüge angewendet werden kann.

Elektronische Kontoauszüge unterliegen dem Datenzugriffsrecht

Selbstständige sollten sicherstellen, dass die digitalen Kontoauszüge so gespeichert sind, dass sie weder verändert noch gelöscht werden können. Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung macht die Finanzverwaltung mit Hinweis auf die rasch fortschreitende Entwicklung nicht. Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen allerdings auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht. Das bedeutet: Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und für den Fall der Fälle bei einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Alternativ empfiehlt das Bayerische Landesamt für Steuern, die Kontoauszüge direkt beim Kreditinstitut zu archivieren. Allerdings muss hier sichergestellt sein, dass die Finanzverwaltung während der Aufbewahrungsfrist jederzeit die Auszüge einsehen kann. Das gilt übrigens auch, wenn der Unternehmer seine Kontoauszüge selbst digital archiviert: Hier müssen die Daten ebenfalls jederzeit verfügbar sein. und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Praxis-Tipp: Strikte Aufbewahrungspflichten gelten nur für Unternehmer

Diese strengen Aufbewahrungspflichten gelten nur für Unternehmer. Private Bankkunden müssen sich lediglich dann Gedanken über ihre digitalen Kontoauszüge machen, wenn ihre positiven Überschusseinkünfte mehr als 500.000 Euro betragen. Das Bayerische Landesamt für Steuern erklärt ausdrücklich, dass bei allen anderen Privatkunden keine Bedenken bestehen, als Zahlungsnachweise bei Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anzuerkennen.