Unternehmer von der Notwendigkeit eines Notfallordners überzeugen

Die Beantwortung u. a. folgender Fragen hilft bei der eigenen Sensibilisierung und dabei, Widerstände bei Unternehmern zu überwinden.

Widerstände bei Unternehmern überwinden

Beginnen Sie mit diesen Überlegungen:

• Was passiert mit dem Unternehmen, wenn man kurzfristig wegen Krankheit 2-3 Wochen oder mehr ausfällt?
• Können z. B. Rechnungen bezahlt, Verträge abgeschlossen, Material eingekauft werden?
• Welche Folgen hat eine längere Auszeit oder gar der Tod für den Betrieb?
• Welche Dinge sind dann so geregelt, dass ein Ausfall kompensiert werden kann?
• Wer erledigt kurzfristig alle Aufgaben so, wie man es sich persönlich vorstellt?
• Welche Person kann die Firma dann ggf. auch langfristig weiterführen?
• Verfügt diese Person über das notwendige interne Wissen, die Befugnisse und die Zugriffsrechte, z. B. auf Konten und Verträge, Vollmachten?
• Ist die Person in das eigene Netzwerk integriert, kennt sie z. B. die wichtigsten Kunden, Lieferanten und andere Partner?
• Will die Person überhaupt die Vertretung übernehmen?
• Gibt es Personen, die man sich in keinem Fall für diese Aufgaben wünscht?
• Anders herum: Welcher Name soll auf dem eigenen Türschild stehen?
• Wie soll ein potenzieller Vertreter befähigt werden, den Betrieb zu führen und am Markt zu agieren?
• Gibt es für ein oder mehrere Mitarbeiter eine "Notprokura"?
• Existieren mündliche Verabredungen mit einzelnen Mitarbeitern? Zu welchen Bereichen und Aufgaben und lassen sie sich ggf. kurzfristig schriftlich erfassen?
• Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter in einer Unsicherheitssituation, wenn der Fortbestand des Unternehmens nicht gesichert ist, die Firma kurzfristig verlassen?
• Sind die für den Todesfall vorgesehenen Regelungen so eindeutig, dass Erbstreitigkeiten vermieden und Risiken für die Fortführung der Firma weitgehend ausgeschlossen werden können?
• Wissen Verwandte und Angehörige, was sie bei Unfall oder Tod tun müssen?
• Sind zumindest ausgewählte Punkte in einer Checkliste oder Ordner festgehalten?
• Ist geregelt, wie es im Todesfall mit dem Betrieb weitergehen soll (Welche Vorstellungen hat der Unternehmer hiervon)?
• Sind vorhandene Unterlagen so hinterlegt, dass Betroffene sie schnell finden können?

Inhaber von der Notwendigkeit des Ordners überzeugen

Die Befassung mit diesen und weiteren Fragen bewirkt, dass ein Bewusstsein für das Thema geschaffen wird, weil man versteht, wozu man den Ordner braucht. Häufig wird das Thema Notfallordner vernachlässigt, weil man sich dann mit dem eigenen Tod befassen müsste. Der Sachverhalt lässt sich oft etwas "entschärfen", wenn man die Nachfolge oder auch eine längere Urlaubsreise in den Vordergrund stellt. Denn ein oder mehrere Mitarbeiter benötigen den Ordner, um den Betrieb im Bedarfsfall "aus dem Stand heraus" führen zu können.

Praxis-Tipp: Notfallordner als Einstieg für Suche nach Unternehmensnachfolger

Der Notfallordner kann sehr gut auch als Einstieg in die Suche nach einem Unternehmensnachfolger genutzt werden. Hintergrund ist, dass sich die Themen und Fragestellungen extrem ähneln. Denn ein möglicher Nachfolger muss auch befähigt werden, den Betrieb innerhalb kürzester Zeit weiterzuführen. Durch die Veränderung des Themenfokus ist es häufig auch leichter, sich mit dem Ordner zu befassen, da das Thema eigener Tod etwas in den Hintergrund rückt. Hinzu kommt: Je größer die Abhängigkeit des Betriebes vom Inhaber (je weniger Regelungen und Anweisungen es gibt), desto höher fällt der "Abschlag" vom ermittelten oder gewünschten Kaufpreis aus, den man hinnehmen muss, wenn man einen Käufer gefunden hat. Dieser ist i. d. R. nur bereit, den berechneten Preis zu zahlen, wenn er mit dem gekauften Unternehmen in der Lage ist, sofort die gewünschten Umsätze und Gewinne zu erwirtschaften. Wenn er sich erst lange darum kümmern muss, z. B. Verträge zu sichten, Planungen zu erstellen oder Geschäftspartner kennenzulernen, ist das nur schwer möglich. Ohne Notfallordner und hoher Abhängigkeit des Betriebes vom aktuellen Inhaber muss man mit Abschlägen von 50 % und mehr rechnen. In der Praxis kommt es sogar vor, dass ein Verkauf scheitert, weil dem Käufer das Risiko einer Übernahme ohne Notfallplanungen zu groß ist.

Ab wann sollen Mitarbeiter eingebunden werden?

Wenn man sich für die Erstellung eines Notfallordners entschieden hat, sollten die Beschäftigten zeitnah eingebunden werden. Sie sollten mindestens darüber informiert werden, warum der Ordner wichtig ist und über die wichtigsten (geplanten) Regelungen in Kenntnis gesetzt werden. Und natürlich ist es wichtig zu erfahren, dass der Unternehmer dadurch dafür Sorge trägt, dass die Arbeitsplätze auch im Notfall gesichert werden. Und der oder die Mitarbeiter, die zusätzliche Befugnisse oder Kompetenzen für einen Notfall erhalten, sollten auch das erfahren, ggf. zunächst in einem gesonderten Gespräch.